Was ist Geschäftskommunikation?

Die Hauptkategorien der Geschäftskommunikation sind entscheidend für die Durchführung grundlegender Vorgänge und für die effektive Führung und Verwaltung eines Unternehmens. Ohne effektive Kommunikationsprozesse und -instrumente wäre die Führung eines Unternehmens von Natur aus schwierig. Die Geschäftswelt ist hart umkämpft, und die meisten Unternehmen sind auf dem neuesten Stand der Kommunikationstechnologie, um sicherzustellen, dass sie sowohl intern als auch extern klare Botschaften empfangen und an ihre Zielgruppe oder Kunden weiterleiten. Unternehmen verfügen über interne Kommunikationsprozesse, externe Kommunikationsprozesse, Marketing- und Vertriebskommunikation, formelle Kommunikation, informelle Kommunikation und eine Vielzahl unterschiedlicher Stile für die Kommunikation in verschiedenen Rollen und Ebenen des Unternehmens. Die Art und Weise, wie ein Unternehmen kommuniziert, hat sich mit den Erfindungen und der Akzeptanz von Post, Telefonen, Internet und Mobiltelefonen dramatisch entwickelt. Insbesondere das Internet und Mobiltelefone sind für weitreichende Änderungen in den Geschäftskommunikationsmodellen intern und extern verantwortlich.

Technologie und Kommunikation

Die Geschäftskommunikation erfolgt in verschiedenen Formaten, die vollständig von der Technologie bestimmt werden. Obwohl Unternehmen häufig persönliche Kommunikation von Angesicht zu Angesicht für interne Meetings und externe Kommunikation verwenden, bleibt Technologie für die meisten Unternehmen, die außerhalb von persönlichen Meetings stattfinden, ein wichtiger Treiber. Zum Beispiel wird ein Unternehmen, das ein Recruiting betreibt, einen Stand auf einer Recruiting-Messe für persönliche Interaktionen einrichten. Verkaufsgespräche und Präsentationen sind auch in der Geschäftswelt sehr verbreitet. Während diese Interaktionen ohne Technologie stattfinden können, werden sie in der Regel immer noch von Technologien angetrieben, die speziell für die Geschäftskommunikation entwickelt wurden.

Telefone und das Internet schaffen nationale und internationale Möglichkeiten für Unternehmen. Telefonkonferenzen sind Standard für die geschäftliche Kommunikation und sie verbinden Personen und Personengruppen, die anrufen, ohne ortsabhängige Anforderungen. Eine Gruppe von Personen kann von ihrem Sitzungssaal aus eine Konferenzschaltung einrichten, um eine Verbindung mit einer anderen Personengruppe in einem anderen Sitzungsraum herzustellen. Andere Personen mit der Konferenznummer oder einem Zugangscode können auch vom Flughafen, ihrem Hotel oder der Straße aus anrufen. Mobiltelefone haben auch das Spiel verändert, sodass Sie mit einem Hochgeschwindigkeits-Telefon und einer Internetverbindung in einem tragbaren und praktischen Gerät unterwegs sein können. Die Welt der Smartphones hält einen Kalender, eine Konferenzleitung, einen Chatroom, einen Videoanruf, einen E-Mail-Komponisten und -Leser, eine Suchmaschine und ein Netzwerk-Tool in Ihrer Hand. Die durch diese Technologie gebotene Flexibilität macht ein Unternehmen effektiver, wenn externe Kommunikation ein fester Bestandteil des Zeitplans ist. E-Mail ist auch eine wichtige Technologie für die Geschäftskommunikation. E-Mail wird für die interne und externe Kommunikation, den Verkauf sowie für die Koordination und Freigabe von Dokumenten und Medien verwendet. E-Mail ist wirklich das Rückgrat und ein schwerer Heber für viele geschäftliche Kommunikationen. Neben E-Mails werden viele Apps und Geräte täglich für die interne Kommunikation verwendet.

Interne Kommunikation über Apps

Es gibt verschiedene Apps und Programme, die speziell für die interne Geschäftskommunikation mit einigen Überschneidungen nach außen vorhanden sind. Sie sind für Teamumgebungen konzipiert, in denen regelmäßiges Feedback, Fragen und das Teilen von Medien erforderlich sind. Bei diesen Apps handelt es sich im Wesentlichen um Chatrooms, in denen Einzelpersonen Aufgaben organisieren und Teams zusammenarbeiten und an Projekten arbeiten können. Der Prozess ist weitaus effizienter, als zu jedem Büro zu gehen oder den ganzen Tag hin und her zu rufen. Die Fähigkeit, in der Gruppe oder direkt mit anderen Personen in Programmen wie Slack und Basecamp zu arbeiten, wird alltäglich. Das Hinzufügen von Vertragspartnern und sogar Kunden zu diesen Kommunikationskanälen wird als Methode zur Rationalisierung von Prozessen verwendet, wobei alle auf derselben Seite bleiben. Die Möglichkeit, Kanäle anzupassen und Gruppen für bestimmte Projekte zu erstellen, macht diese Programme zu einem hervorragenden Werkzeug für die Geschäftskommunikation.

Hochrangige Kommunikation

In der geschäftlichen Kommunikation auf hoher Ebene werden Memos, Berichte, Richtlinien und Initiativen zur Kommunikation und Steuerung eines Unternehmens über alle Ebenen hinweg verwendet. Größere Unternehmen neigen besonders zu formellen Prozessen, die auf Vorstandssitzungen, Feedback von Aktionären und organisatorischen Standards für die Kommunikation basieren. Vorstandssitzungen und Vorgänge auf dieser Ebene werden nicht immer öffentlich oder transparent gemacht. Dies gilt für Außen- und Insiderwissen. Ein CEO kann ein Memo nur an Abteilungsleiter senden, die relevante Empfänger der Informationen sind. Diese Abteilungsleiter werden dann die neuen Verfahren und Praktiken umsetzen, indem sie ihre Führungskräfte und Mitarbeiter anweisen und schulen. Ein großes Unternehmen arbeitet auf den höheren Ebenen fast wie eine Regierung mit vertraulichen Meetings und Kommunikationen, die durch gesetzliches Vertraulichkeits- und Wettbewerbsverbot geschützt sind. Planung auf diesen Ebenen erfordert die Übermittlung sensibler Informationen, und der Schutz dieser Informationen vor Konkurrenten und potenziellen Dieben ist für den Erfolg eines großen Unternehmens (oder nur eines kleinen Unternehmens) unerlässlich. Große Unternehmensphilosophie und -praktiken werden häufig auf allen Ebenen durch interne Dokumente, Schulungsübungen und Besprechungen kommuniziert. Es gibt jedoch unterschiedliche tägliche Kommunikationsstile und -praktiken, die auf jeder Ebene eines Unternehmens getrennt sind.

Formelle Mitteilungen

Die formale Kommunikationspraxis umfasst vierteljährliche und jährliche Berichte, unternehmensweite Dokumente und alles, was rechtliche Auswirkungen auf das Unternehmen oder die Person hat, die das Dokument erstellt. Berichte sind besonders wichtig für die Geschäftskommunikation. Sie zeigen die großen Trends und Leistungen. Einige Berichte bleiben intern und werden nur von Mitarbeitern gelesen, aber ein öffentlich gehandeltes Unternehmen wird seine Berichte der Öffentlichkeit zugänglich machen. Diese Berichte zeigen Gewinne, Verluste, Investitionen und Erträge über das Quartal oder das Jahr. Sie sind wichtig, um das Vertrauen der Anleger zu wecken und die Leistung zu beweisen oder Defizite zu erklären. Beispielsweise kann ein Quartal Verluste aufweisen, aber das Unternehmen kann den Bericht verwenden, um zu zeigen, wo sie Kapitalinvestitionen getätigt haben, die ein zukünftiges Wachstum über den temporären Verlust hinaus schaffen. Andere formelle Mitteilungen, die in der Wirtschaft verwendet werden, sind rechtliche Dokumente wie Haftungsverzicht, Vertraulichkeitsvereinbarungen, Personalpakete und Dokumente sowie offizielle Berichte, die an Kollegen und Kunden zugestellt werden. Bei den meisten Meetings, Geschäftsessen und Situationen, in denen das Unternehmen vertreten ist, ist auch eine gewisse Formalität erforderlich. Alles, was in der Vertretung des Unternehmens negativ gesagt oder getan wurde, kann Rückwirkungen und Auswirkungen haben. Selbst wenn es sich um eine Szene allgemeiner Unterhaltung handelt, erfordert der Kommunikationsprozess eine besondere Berührung, um innerhalb der Grenzen der Formalität zu bleiben und die anderen Beteiligten zu respektieren.

Meetings und Konferenzen

Persönliche Meetings sind trotz der Verfügbarkeit kommunikationsspezifischer Technologien ein wichtiger Aspekt der Geschäftskommunikation. Das persönliche Treffen ist wertvoll und bietet Einzelpersonen oder Gruppen die Möglichkeit, Kontakte zu knüpfen, Moral zu schaffen und sich besser zu verstehen. Konferenzen sind eine andere Form der Face-to-Face-Kommunikation in einem semi-formalen Umfeld. Branchenspezifische Konferenzen werden genutzt, um Networking-Möglichkeiten zu bieten und gleichzeitig von Führungskräften der jeweiligen Branche zu lernen. Konferenzen reichen von lokalen Netzwerkveranstaltungen bis zu großen Kongressen mit Messeständen, Händlern und Präsentationen im Stehplatz. Diese persönlichen Möglichkeiten bieten die Möglichkeit, eine persönliche Verbindung herzustellen, die bei einem Anruf oder per E-Mail nicht möglich ist. Es macht es auch einfacher, mit jemandem Geschäfte zu machen, wenn Sie eine starke persönliche Beziehung haben.

Informelle Kommunikation

Informelle Kommunikation geschieht am Arbeitsplatz auf natürliche Weise. Man kann es Wasserkühler-Gespräch oder einfaches Geplänkel im Büro oder am Arbeitsplatz nennen, aber es bleibt ein wichtiger Aspekt vieler Jobs. Die Fähigkeit, Ideen schnell und ohne formale Prozesse zu kommunizieren, ermöglicht das Lernen am Arbeitsplatz. Brainstorming und Besprechungen über Projekte und Prozesse ohne Aufsicht spornen die Kreativität an und ermöglichen es den Mitarbeitern, Ideen zu testen und dabei Feedback zu geben und zu erhalten. Wenn Kreativität ein wichtiger Aspekt des Unternehmens ist, können informelle Kommunikation gefördert und gefördert werden, indem ein freundliches Arbeitsumfeld geschaffen wird, in dem die Mitarbeiter glücklich und sozial sind. Zahlreiche Unternehmen folgen diesem Trend, indem sie Erholungsbereiche, Cafeterias und andere Sammelflächen einrichten, um eine soziale Atmosphäre im Unternehmen zu fördern. Informelle Kommunikationen sind in Bezug auf Kundenanforderungen selten akzeptabel, aber allgemeines Geschwätz und Klatsch zwischen Freunden und Bekannten, die nicht mit dem Unternehmen in Verbindung stehen oder direkt davon betroffen sind, ist normal und wird erwartet.

Externe Kommunikation

Externe Kommunikation umfasst alles, was sich nach Kunden und Öffentlichkeit richtet. Externe Kommunikationslinien wirken sich direkt auf das Image und die Gesamtmarke des Unternehmens aus. Die Pressemitteilung ist eine klassische Form von externem Business Messaging. Ein Unternehmen kann die Pressemitteilung erstellen, um wichtige Neuigkeiten, neue Produkte oder eine Reaktion auf gute oder schlechte Werbung zu kommunizieren. Es ist eine Gelegenheit, eine Nachricht vor Journalisten und einem relevanten Geschäftspublikum zu veröffentlichen. Mit demselben zuvor erwähnten Konferenzszenario kann ein Unternehmen einen Stand ausstellen oder Präsentationen als eine Form der externen Kommunikation bereitstellen. Sie können Interviews führen, Veranstaltungen sponsern und eine Reihe öffentlicher Möglichkeiten nutzen, um ihren Bekanntheitsgrad und ihren Namen zu steigern. Andere Formen der externen Kommunikation sind Firmenkarten, Broschüren, Websites und alles, was von Außenstehenden verteilt und möglicherweise angesehen wird. Die Unternehmenswebsite und die Social-Media-Profile sind besonders in der Geschäftswelt des 21. Jahrhunderts sichtbar. Diese Internet-Kommunikationsmodule werden verwendet, um die Markenidentität anzuzeigen und gleichzeitig eine klare Botschaft über Produkte und Dienstleistungen an die Außenwelt zu senden. Social Media ist als externes Kommunikationsinstrument besonders verbreitet. Nachdem sich ein Publikum gebildet hat, kann das Unternehmen jede Nachricht sofort kommunizieren oder Medien mit diesem Publikum teilen.

Kommunikation mit der Gemeinschaft

Community-Events überschneiden sich mit der externen Kommunikation, sind jedoch als eine Form der Community-Unterstützung gedacht, die sich positiv auf das Image des Unternehmens auswirken kann. Das Sponsoring eines kleinen Ligateams oder einer Organisation, das Sponsoring von Spendenaktionen und die Teilnahme an gemeindebezogenen Veranstaltungen schafft Vertrauen und zeigt, dass das Unternehmen ein wertvolles und fürsorgliches Gut in der Gemeinschaft ist. Als Nebeneffekt ziehen die Bemühungen oft neue und treue Kunden an. Es gibt eine feine Linie zwischen Werbung und Kommunikation mit der Community durch Unterstützung und Kontaktaufnahme. Wenn Sie den Unternehmensnamen und den Slogan zu einer Community-Unterstützung hinzufügen, bedeutet das nicht, dass das Unternehmen eine direkte Rendite anstrebt. Jede zufällige Rendite ist in Ordnung, aber die Mitarbeiter sollten nicht darauf vertrauen, Produkte und Dienstleistungen bei einer Spendenaktion oder bei einer Veranstaltung zu verkaufen. Der Community-Fokus muss in diesem Szenario die Priorität sein.

Kommunikation durch Marketing und Werbung

Die letzte Form der Geschäftskommunikation besteht aus Marketing und Werbung, die beide sehr häufig sind und sich mit einigen der vorhergehenden Abschnitte überschneiden. Zum Beispiel sind die Business-Website und die Broschüre Werbe- und Marketingformen. Es handelt sich um einen externen Kommunikationsprozess, der ein gezahltes Kapital oder Schwitzkapital erfordert, um ein Publikum zu gewinnen. Bezahlte Szenarien für Geschäftswerbung und Marketing finden Sie fast überall. Fernsehwerbung, Rundfunkwerbung, Online-Banner- und Textwerbung, bezahlte Suchanzeigen, Werbetafeln und sogar die über dem Stand in einem öffentlichen Badezimmer gefundenen Anzeigen sind Formen von bezahlten Medien. Verdiente Medien erfordern nicht das Kapital, um ein bestehendes Publikum von einem Netzwerk oder Standort zu kaufen, aber es erfordert Anstrengung, um ein Publikum zu erreichen. Dies könnte etwas Einfaches sein, wie das Drehen eines Geschäftszeichens an einer Straßenecke oder etwas komplexeres, wie das Schreiben von suchmaschinenfreundlichen Inhalten, um einen hohen Stellenwert zu erhalten und organischen Traffic auf Ihre Website oder Ihren Standort zu lenken.