Was sind akzeptable Zahlungsformen für die Abrechnung?

Im Rahmen des Fair Labor Standards Act kann ein Arbeitgeber in einem kleinen Unternehmen Löhne in bar oder mit einem handelbaren, auf Anfrage zahlbaren Instrument wie Scheck oder Direkteinlage zahlen. Die staatliche Arbeitsabteilung verwaltet die Lohn- und Stundengesetze eines Staates, die akzeptable Zahlungsformen für die Lohnabrechnung enthalten. Das staatliche Recht kann spezifischer sein als das Bundesgesetz und kann die Option der Zahlung mit einer Debitkarte beinhalten.

Prüfen

Wenn Sie Ihre Mitarbeiter per Scheck bezahlen, muss die Zahlung auf Anforderung verfügbar sein. Wenn die Zahlung abgelehnt wird und Sie den Grund dafür angeben können, wurde der Mitarbeiter nicht bezahlt. Dies kann beispielsweise der Fall sein, wenn das Bankkonto Ihres Unternehmens nicht über genügend Geld verfügt. Selbst wenn Sie dem Angestellten den Scheck per Zahltag gegeben haben, wurde die Zahlung abgelehnt, obwohl sie technisch abgelehnt wurde. Sie können Gehaltsschecks von Hand schreiben; Verwenden Sie jedoch für einen professionellen Look eine Gehaltsabrechnungssoftware, um sie zu generieren.

Direkte Einzahlung

Nach Bundesgesetz können Sie mit einer direkten Anzahlung bezahlen, sofern Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit geben, die Zahlung per Scheck oder in bar zu erhalten. Sie müssen Ihren Mitarbeitern auch erlauben, ihre eigenen Finanzinstitute zu wählen, wenn sie die direkte Einzahlung wählen. Auf staatlicher Ebene sind die Gesetze für direkte Einlagen sehr spezifisch. Der Staat könnte sagen, dass Sie die schriftliche Zustimmung eines Mitarbeiters einholen müssen, um ihn durch direkte Einzahlung zu bezahlen. Es kann spezielle Gesetze geben, ob Sie eine direkte Einzahlung obligatorisch machen können. Darüber hinaus müssen Sie möglicherweise alternative Zahlungen anbieten, z. B. Bargeld, Scheck oder Debitkarte, wenn ein Mitarbeiter keine direkte Einzahlung wünscht oder kein Bankkonto hat. Um die direkte Einzahlung zu ermöglichen, müssen Sie eine Abrechnungssoftware verwenden, die direkte Einzahlungszahlungen generiert.

Überlegungen

Ein schriftliches Zahlungsinstrument umfasst neben dem Scheck auch andere Formen der schriftlichen Zahlung, wie beispielsweise einen Scheck oder einen Zahlungsauftrag. Der Staat kann es Ihnen ermöglichen, andere Zahlungsarten als die vom Staat vorgeschriebenen Zahlungsmethoden zu verwenden, sofern der Mitarbeiter seine schriftliche Einwilligung erteilt.

Kasse

Bargeld ist eine akzeptable Zahlungsweise, aber bei der Verwendung müssen Sie vorsichtig sein. Schriftliche Zahlungsmittel hinterlassen einen automatischen Papierweg, Bargeld jedoch nicht. Sie müssen Ihren eigenen Papierbogen erstellen, um nachzuweisen, dass Sie einen Mitarbeiter in bar bezahlt haben. Bereiten Sie bei jeder Zahlung eine schriftliche Erklärung vor. Lassen Sie sie die Erklärung unterschreiben, um den Erhalt zu bestätigen, und machen Sie eine Kopie für Ihre Unterlagen. Stellen Sie sicher, dass Sie die Steuergesetze einhalten, die für andere Zahlungsarten gelten. Dies beinhaltet die Einbehaltung von Bundes- und Landessteuern aus Barzahlungen und deren Einreichung bei der Regierung sowie die jährliche Auszahlung von W-2-Mitarbeitern.

Debitkarte

Payroll-Debitkarten ermöglichen es Mitarbeitern, Einkäufe bei Einzelhändlern zu tätigen und an Geldautomaten bis zu ihrem Gehaltsscheck Bargeld zu erhalten. Sie sind eine bequeme Möglichkeit für Mitarbeiter, die keine Bankkonten haben, um auf ihr Mitnahme-Konto zuzugreifen. Je nach Drittunternehmen haben die Mitarbeiter die Möglichkeit, ihre Bezahlung kostenfrei zu erhalten, oder sie müssen bestimmte Auszahlungsgebühren zahlen. Das Programm kann für Arbeitgeber kostenlos sein. Ob Sie Ihre Mitarbeiter mit einer Debitkarte bezahlen können, hängt vom Gesetz des Staates ab. In Texas können Sie beispielsweise mit einer Debitkarte bezahlen, wenn der Mitarbeiter dies schriftlich bestätigt. Hüten Sie sich jedoch vor Zahlungskarten, die bei jeder Verwendung des Mitarbeiters eine Gebühr verursachen. Solche Abzüge könnten nach staatlichem Recht Probleme verursachen.