Die wichtigsten Punkte einer Projektcharta

Eine Projektcharta dokumentiert die Vereinbarung von Führungskräften eines kleinen Unternehmens, ein bestimmtes Geschäftsbedürfnis zu erfüllen, indem eine Projektstruktur eingerichtet und die zur Erreichung bestimmter Geschäftsziele erforderlichen Geschäftsressourcen zugewiesen werden. Die Charta dient dazu, dem Management eines Projekts die Verpflichtung aufzuerlegen, Projektressourcen zu verwenden, um vereinbarte Ziele zu erreichen. Die Charta verpflichtet auch die Führungskraft von Kleinunternehmen, dem Projekt bestimmte Ressourcen für einen bestimmten Zeitraum zur Verfügung zu stellen.

Vorteile der Projektcharta

Eine Projektcharta identifiziert das Projekt und seinen Projektmanager und ist das Mittel, um die autorisierenden Unterschriften der wichtigsten Projektteilnehmer und Unterstützer zu sammeln. Die Charta enthält spezifische Elemente, die auf die Notwendigkeit des Projekts und die Geschäftsziele hinweisen, die das Projekt erreichen soll. Die Charta genehmigt auch das Budget und andere Ressourcen, die dem Projekt zugewiesen sind, sowie den Zeitrahmen, in dem die Ressourcen für das Projekt verfügbar sind. Solche Elemente der Projektcharta heben die Notwendigkeit auf, sich auf implizite Vereinbarungen zu stützen, um die Arbeits- oder Wirtschaftsbeziehung zwischen dem Projektteam und der Unternehmensführung festzulegen. Daher ist es wahrscheinlicher, dass ein Team während der gesamten Projektdauer produktiv bleibt. Darüber hinaus vermeidet die Charta mögliche Unklarheiten, die zum „Kriechen des Projektumfangs“ beitragen können, und trägt so zu einer harmonischeren und für beide Seiten vorteilhaften Beziehung zwischen der Führung kleinerer Unternehmen und Projektmanagementteams bei.

Projektdefinition

Die Projektcharta definiert den Geschäftsbedarf, den ein Projekt anspricht. In einer Projektdefinition für ein Systementwicklungsprojekt wird beispielsweise beschrieben, warum ein Endbenutzer die Anwendung benötigt, warum die Unternehmensführung die Entwicklung der Anwendung wünscht und wie die Anwendung funktioniert. Führung definiert das Projekt zum Teil auf Basis der Projektarbeitsbeschreibung und des Business Case.

Projektziele

Spezifische, erreichbare und messbare Projektziele spiegeln die Erwartungen der interessierten Parteien hinsichtlich der Art und Weise wider, in der das Projekt einem definierten Geschäftsbedarf entspricht. Die Ziele sind die Produkte oder Prozesse, die das Projektpersonal im Laufe des Projekts entwickeln wird. Ein Systementwicklungsziel könnte beispielsweise die Entwicklung einer Anwendung für Kreditoren sein. Andere Ziele könnten die Erstellung von Schulungsmaterialien oder Installationsmaterialien sein, die die Implementierung der Anwendung unterstützen. Nach Abschluss des Projekts bewertet die Führung das gelieferte Produkt oder den Prozess anhand der Projektziele.

Projektumfang

Ein Projektumfang gibt die Arbeit an, die vom Projektpersonal ausgeführt werden soll und nicht. Jedes Produkt oder jeder Prozess, der bis zum Ende des Projekts - die Projektziele - abgeschlossen sein muss, wird anhand der zum Erreichen des Ziels erforderlichen Arbeit beschrieben. Es wird auch auf die Produkt- oder Prozesserfolgskriterien Bezug genommen, die die vom Projektträger angegebenen Projektanforderungen darstellen. Der Projektumfang bezieht sich auch auf Elemente, die die voraussichtliche Erreichung der Projektziele beeinflussen werden. Beispielsweise werden Annahmen, die Einfluss auf die Projektplanung haben, und Einschränkungen angegeben, die sich auf die Projektplanung oder -leistung auswirken. Darüber hinaus werden Risiken zusammengefasst, die das Produkt, das Budget oder den Zeitplan positiv oder negativ beeinflussen können. Der Umfang beschreibt auch das Budget und andere Ressourcen, die die Führung dem Projektteam zur Verfügung stellt, das die Projektarbeit durchführt. Ebenfalls enthalten ist der Zeitrahmen, in dem das Team die Projektarbeit durchführt.

Projektzeitplan

In der Projektcharta ist ein zusammenfassender Zeitplan enthalten, der auf das Start- und Enddatum des Projekts selbst und alle wichtigen Projektaktivitäten verweist. Die Projektcharta enthält auch einen Meilensteinplan. Die zu treffenden wichtigen Entscheidungen und die wichtigsten Projektprodukte oder -prozesse, die zu unterschiedlichen Zeitpunkten abgeschlossen werden müssen, sind im Meilensteinplan enthalten. Der Projektmanager stützt sich auf den Meilensteinzeitplan, um Risiken zu identifizieren und Probleme zu lösen, die andernfalls das Erreichen von Meilensteinen, das Projektergebnis oder den Projektzeitplan negativ beeinflussen könnten.