Manpower-Einsparungen durch das Projektmanagement

Als Inhaber eines kleinen Unternehmens können Sie viele kurze, einfache Aufgaben im laufenden Betrieb ausführen, z. B. einen Blogeintrag eingeben, Kontakt mit einem Kunden aufnehmen oder Lagerbestände in Regalen anordnen. Langfristige Projekte, z. B. das Entwickeln einer Website, oder Projekte, an denen Mitarbeiter und Auftragnehmer beteiligt sind, wie z. B. das Entwickeln einer Marketingkampagne, können jedoch zu viel Zeit und Personal kosten, wenn Sie nicht das Projektmanagement für die Planung verwenden.

On-The-Fly-Nachteile

Wenn Sie an langfristigen Projekten ohne Projektmanagement arbeiten, wissen Sie nicht, ob Sie über genügend Ressourcen verfügen, um den Job termingerecht abzuschließen. Stattdessen können Sie sich nach Ablauf der Frist entscheiden, mehr Stunden zu arbeiten, mehr Mitarbeiter zuzuweisen und externe Berater zu beauftragen, um Ihre Versprechen rechtzeitig einzuhalten. Dies kann zu Geldverschwendung führen, da zusätzliche Ausgaben für Überstunden und Berater anfallen, und Sie und Ihre Mitarbeiter aufgrund der zusätzlichen Arbeit übermäßig belastet werden. Wenn Sie erfolgreich sind, wissen Sie nur, wenn die Frist erreicht ist. Dies kann die vom Projekt abhängigen Kunden stören und verlieren.

Projektmanagement

Das Projektmanagement verwendet entweder Software oder manuelle Techniken, um ein Projekt in messbare Ziele zu unterteilen. Das Geld, das Material, die Mitarbeiter und andere Ressourcen werden nach Zeitplan geplant. Sie können den tatsächlichen Ressourcenverbrauch an einem bestimmten Tag anhand der geplanten Zuweisung messen, um festzustellen, ob Ihr Projekt den Zeitplan und das Budget unterschreitet, den Zeitplan und das Budget überschreitet oder wo genau es sein sollte. Das Anpassen der Ressourcen, die in einem bestimmten Zeitraum verwendet werden, bedeutet häufig, dass in den folgenden Zeitrahmen abhängige Ressourcen verlängert oder verkürzt werden. Dies hat Einfluss darauf, ob Sie Ihr Ziel zeitlich und im Budget erreichen. Häufige Anpassungen weisen möglicherweise darauf hin, dass der ursprüngliche Projektplan entweder zu optimistisch oder zu pessimistisch war.

Arbeitskräfte-Messungen

Im Projektmanagement werden Mitarbeiter, Auftragnehmer oder andere Humanressourcen typischerweise in Schritte unterteilt, die als Arbeitsstunden bezeichnet werden. Dies ist die Menge an Arbeit, die eine durchschnittliche Person in einer Stunde erledigt. Mit der Projektplanung können Sie vorab feststellen, ob Sie über genügend Personen und Zeit verfügen, und Ressourcen entsprechend zuordnen.

Beispiel

Angenommen, Sie versprechen einem Kunden innerhalb einer Woche einen Bericht. Ihre Projektmanagementtechnik bestimmt, dass es 48 Arbeitsstunden dauert, um das Dokument zu schreiben. Sie wissen also im Voraus, dass Sie Überstunden machen müssen, um dieses Ziel termingerecht zu erreichen, da eine Woche nur 40 Vollzeitstunden hat. Sie können auch entscheiden, 40 Stunden am Bericht zu arbeiten und einen Teilzeitberater für die restlichen acht Stunden zu beauftragen. Wenn Sie andere Arbeiten für die Woche haben, können Sie zwei Teilzeitkräfte einstellen, die jeweils drei Tage lang acht Stunden pro Tag arbeiten. Zwei Auftragnehmer, die einen ganzen achtstündigen Tag arbeiten, leisten pro Tag 16 Arbeitsstunden. Die Aufteilung der erforderlichen 48 Gesamtstunden auf 16 Arbeitsstunden entspricht drei Achtstundentagen. Dies ist mehr als genug Zeit, um den Bericht abzuschließen.