Hauptaktivitäten in Projektmanagementphasen

Das Konzept des Projektmanagements entstand, als die Pyramiden in Kairo (Ägypten) gebaut wurden. Laut Reference for Business wurde ein Projektmanager beauftragt, eine letzte Ruhestätte für den Pharao zu bauen. In der heutigen Zeit bestimmen Experten fünf grundlegende Phasen des Projektmanagements. In diesen Phasen weisen kleine Unternehmensleiter verschiedene Aktivitäten zu und nehmen daran teil. Die Aktivitäten hängen von der Branche des Unternehmens und dessen Verkauf ab. Die Planungs- und Ausführungsprozesse sind jedoch ähnlich.

Konzeption

Die erste Phase des Projektierungsprozesses ist die Konzeption oder Initiierung. In dieser Phase entwickeln Manager Ideen für Projekte, die auf ihren Unternehmenszielen basieren. Eine kleine Restaurantfirma möchte beispielsweise den Umsatz in zwei Jahren um 20 Prozent steigern. Anschließend trifft das Top-Management in der Regel die Wege, um dieses Ziel zu erreichen. Sie können den Kundenservice verbessern, ihrem Produktmix einige Mahlzeiten hinzufügen und fünf neue Restaurants in der Region mit drei Bundesstaaten eröffnen. Manager für kleine Unternehmen haben in der Regel mehrere Ziele. Diese Ziele führen oft zu Brainstorming, wobei verschiedene Alternativen und Entscheidungen zu den ersten Handlungsoptionen abgewogen werden.

Planung und Design

In der Planungs- und Entwurfsphase legen die Eigentümer von Kleinunternehmen fest, welche Aufgaben für große Projekte benötigt werden. Die Eigentümer entscheiden dann, welche Abteilungsleiter bestimmte Projektaufgaben umsetzen sollen. Budgetierung ist eine wichtige Tätigkeit in der Planungs- und Entwurfsphase des Projektmanagements. Ein kleines Unternehmen legt finanzielle Parameter für das Projekt fest, die es nicht überschreiten kann. Unternehmen entscheiden auch, ob sie Daten oder Fremdinformationen benötigen, um Projektabläufe während der Planungs- und Entwurfsphase umzusetzen.

Ausführung

Das Projekt beginnt in der Ausführungsphase. In dieser Phase gibt es normalerweise einen Spillover-Effekt. Führungskräfte oder Direktoren beginnen damit, Managern Projektaufgaben zuzuweisen. Die Manager wiederum delegieren Teile dieser Aufgaben an Analysten, Spezialisten und andere Untergebene. Ähnliche Aktivitäten finden gleichzeitig in anderen Abteilungen statt. Zum Beispiel benötigen kleine Unternehmen, die neue Projekte einführen, Produktmanager, um die Produktkonzepte zu erstellen, Ingenieure, um sie zu entwickeln, und Finanzierungen, um den Umsatz von Einheiten und Dollar zu verfolgen. Die Finanzabteilung kann auch für die Beschaffung zusätzlicher Mittel durch eine Bank zuständig sein. In ähnlicher Weise kann ein Marketing Research Manager Telefonumfragen durch eine externe Agentur durchführen. Ein Bauleiter kann nach Erhalt des Bauplans Material für ein neues Restaurantgebäude bestellen. Schulungen sind eine weitere Aktivität, die in dieser Phase stattfindet, und die Entwicklung von Projektplänen.

Steuerung

Kleine Unternehmen benötigen Manager, um die Umsetzung von Projektaufgaben zu steuern. Die Hauptverantwortung des Managers in dieser Phase ist es, den Zeitplan einzuhalten. Unternehmen haben normalerweise Fristen für ihre Projekte. Manager müssen sich häufig mit Abteilungsmitarbeitern und Anbietern treffen, um sicherzustellen, dass alle auf dem richtigen Weg sind, um ihre Aufgaben rechtzeitig zu erledigen. Außerdem müssen Abteilungsleiter sicherstellen, dass sie ihre Kosten innerhalb der Budgetgrenzen halten.

Schließen

Das Projekt wird in der Abschlussphase des Projektmanagements abgeschlossen. Bauarbeiter geben Gebäuden den letzten Schliff, und neue Produkte können je nach Zielsetzung der kleinen Unternehmen regional oder national eingeführt werden. Manager oder Agenturen schließen ihre Analysen ab, erstellen Berichte und planen die Abschlusspräsentation. Einige Projekte sind möglicherweise noch in Arbeit, aber bestimmte Ergebnisse sind immer noch in verschiedenen Intervallen fällig: jeden Monat, Quartal oder Jahr.

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