IRS-Prüfungsrichtlinien für Quittungen

Wenn Ihr kleines Unternehmen für ein IRS-Audit ausgewählt wurde, ist es unerlässlich, qualifizierte Ausgabenbelege zu haben. Sie müssen in der Lage sein, dem IRS-Prüfer zu zeigen, dass alle Abzüge, die Ihr Unternehmen bei seiner Rückkehr geltend gemacht hat, realisierbar sind. Wenn Sie die IRS-Auditrichtlinien für Quittungen beachten, können Sie die Wahrscheinlichkeit erhöhen, dass das Audit bestanden wird.

Dollarbeträge

Wenn der von den Steuern gekaufte und von Ihren Steuern abgezogene Betrag in Höhe von USD 75 über 75 $ betrug, muss der IRS die Quittung sehen, um den Abzug zu gewährleisten. Obwohl es immer wichtig ist, Quittungen für alles, was Sie von Ihren Steuern einbehalten möchten, aufzubewahren, werden Sie nur nach Quittungen für Einkäufe über diesem Dollarbetrag gefragt. Für kleinere Einkäufe sollten Sie jedoch eventuell die Kreditkartenauszüge Ihres Unternehmens zur Hand haben, falls Sie dazu befragt werden.

Angemessene Aufzeichnungen

Die IRS gibt an, dass Unternehmen angemessene Aufzeichnungen führen müssen. Dies bedeutet, dass Sie alle Ihre Ausgaben, die abgeschrieben werden, im Auge behalten und neben den von Ihnen verwendeten digitalen Archivierungen auch physische Aufzeichnungen führen. Diese Quittungen und Dokumente müssen mindestens drei Jahre aufbewahrt werden. Während Ihrer Prüfung werden Sie möglicherweise gebeten, Unterlagen vor drei Jahren vorzulegen, wenn Ihre Abzüge fragwürdig sind. Diese Dokumente müssen sicher aufbewahrt werden. Wenn Sie jedoch aufgrund von Feuer, Überschwemmungen oder Naturkatastrophen Ihre Daten verloren haben, akzeptiert der IRS digitale Kopien.

Rechtzeitige Aufzeichnungen

Das Führen eines täglichen Geschäftsjournals ist eine sehr effektive Methode zur Dokumentation der Geschäftsausgaben. Dies ist besonders wichtig für Geschäftsreisen. Der IRS akzeptiert Journaleinträge, die Zeiten und Reisedaten anzeigen. Wenn Sie keine Kassenbelege für Einkäufe von mehr als 75 US-Dollar haben, können Sie nachweisen, dass Sie sich zu einem bestimmten Zeitpunkt an einem bestimmten Ort befinden, an dem die Kosten entstanden sind.

Was sonst noch reicht

Kreditkartenabrechnungen können zum Nachweis von Einkäufen verwendet werden, wenn keine Quittungen verfügbar sind. Der IRS kann auch stornierte Schecks als Kostennachweis akzeptieren. Stornierte Schecks müssen jedoch mit einem anderen Nachweis versehen werden, beispielsweise Ihrem Geschäftsjournal oder anderen Quittungen, die Sie für diesen Zeitraum haben. Möglicherweise müssen Sie auch einen schriftlichen Nachweis für eine Ausgabe erbringen, wenn der Zweck nicht klar ist. Beispielsweise muss eine Empfangsbestätigung für ein Geschäftsessen mit einer kurzen Erklärung zum Zweck dieses Essens begleitet werden.