Unangemessene Geschäftskommunikation

Eine gute Kommunikation ist für die allgemeine Gesundheit Ihres Unternehmens unerlässlich. Die interne und externe schriftliche und mündliche Kommunikation steht für Professionalität in Ihrem Unternehmen. Unangemessene Geschäftskommunikation kann die Kundenbeziehungen schädigen, die Moral unter den Mitarbeitern beeinträchtigen und den Ruf Ihres Unternehmens beeinträchtigen. Erstellen Sie klare schriftliche Richtlinien für die Mitarbeiter, was in allen Kommunikationsformen angemessen und zu erwarten ist, um die Folgen einer schlechten Kommunikation zu vermeiden.

Schriftliche Kommunikation

Von Memos bis hin zu Berichten dürfen Sie niemals von einem professionellen Ton in der schriftlichen Geschäftskommunikation abweichen. Vermeiden Sie den Gebrauch von Humor und vermeiden Sie einen herablassenden Ton. Passen Sie Ihre Kommunikation an das beabsichtigte Publikum an. Ein hochtechnischer Fachjargon ist für allgemeine Dokumente oft ungeeignet. Schreiben Sie klar und knapp und beschränken Sie die Verwendung von Abkürzungen. Formatieren Sie Ihre Dokumente richtig und halten Sie sie rationalisiert. Ausgefallene Verzierungen sind in Geschäftsdokumenten nicht erforderlich.

Email

E-Mails werden oft als weniger formale Kommunikationsmethode wahrgenommen als gedruckte Briefe und Memos. Sie sollten sich jedoch von dieser Einstellung der Mitarbeiter abhalten, insbesondere bei der Kommunikation mit Kunden. Zu ungeeigneten E-Mails gehören die Verwendung von Emoticons, Slang und Abkürzungen des Typs, der für das SMS verwendet wird. Ermutigen Sie die Mitarbeiter, E-Mails auf die gleiche Weise zu erstellen, wie dies bei einem herkömmlichen Geschäftsbrief der Fall wäre, mit einer Standardbegrüßung und einer vollständigen Signatur, die das Firmenlogo oder den Namen enthält. Bevor Sie E-Mails an Empfänger senden, überprüfen Sie die korrekte Grammatik und Rechtschreibung.

Telefon

Mit der Verbreitung von E-Mail und SMS unter den Mitarbeitern geht die Telefonetikette manchmal verloren oder wird nie gelernt. Unangemessene Telefonkommunikation reicht von Unhöflichkeit bis zu schlechtem Kundenservice. Weisen Sie die Mitarbeiter an, höflich zu sprechen, ehrlich zu sein, vermeiden Sie es, Anrufe über die Freisprecheinrichtung zu tätigen, und haben Sie auch bei unhöflichen Kunden Geduld. Mobiltelefone ermöglichen es Mitarbeitern, Geschäfte an anderen Orten als dem Büro zu tätigen, berücksichtigen jedoch die Umgebung, wenn sie geschäftliche Anrufe annehmen oder tätigen. Laute Hintergrundgeräusche können während eines wichtigen Anrufs ablenken und stören.

SMS

Die meisten Textformen sind für die Verwendung in geschäftlichen Umgebungen ungeeignet. Die Ungezwungenheit spiegelt die Professionalität Ihres Unternehmens wider und es ist viel zu einfach, Missverständnisse beim SMS zu erzeugen. Eine E-Mail oder ein Telefonanruf ist eine bessere Methode, um Termine zu planen, Anfragen zu stellen oder eine wichtige Idee zu kommunizieren. SMS in Geschäftssituationen wird oft zu unangemessenen Zeitpunkten, beispielsweise während Besprechungen, geheim gehalten und sollte entmutigt werden.

Interne Kommunikation

Mangelnde Kommunikation zwischen Management und Mitarbeitern ist ein guter Weg, um Gerüchte und negative Spekulationen zu fördern. Setzen Sie gute Nachrichten in einen Mitarbeiter-Newsletter und kommunizieren Sie schlechte Nachrichten direkt an die Mitarbeiter. Ehrliche Informationen sind besser als keine Informationen. Während Mitarbeiter häufig feststellen, dass kurze E-Mails ein schneller Weg sind, um Fragen zu stellen, sich gegenseitig Antworten zu geben und sich gegenseitig zu aktualisieren, kann die Informalität dieser Kommunikationsmethode nicht dazu führen, dass die beruflichen Standards gesenkt werden. Feindselige, bedrohliche oder missbräuchliche Sprache ist in keiner Form inakzeptabel.