Die Bedeutung der Technologieintegration im Zeitmanagement
Es ist kein Geheimnis, dass Technologie dazu beitragen kann, die Mitarbeiter auf dem Laufenden zu halten und ihre Zeitmanagementfähigkeiten zu verbessern. Stellen Sie sich einfach vor, wie lange es dauerte, um eine Nachricht per Post an jemanden zu senden, im Gegensatz zur sofortigen Befriedigung von E-Mails. Wenn Sie jedoch versuchen, die Bedeutung der Technologie für das Zeitmanagement aufzudecken, müssen Sie auch nach Möglichkeiten suchen, um sicherzustellen, dass die Technologie Ihnen nicht im Weg steht.
Papierkram
Stellen Sie sich die Papierberge vor, die früher die Büros von Wirtschaftsprüfern, Zeitungen und fast alle anderen Unternehmen verstreut haben. Mit dem Aufkommen der Technologie besteht nicht mehr die Notwendigkeit für all das Durcheinander, das manuelle Katalogisierung erfordert, um das richtige Stück zu finden. Die Technologie - selbst die einfachste E-Mail- oder Textverarbeitungssoftware - ermöglicht es uns, dieselben Informationen in einem digitalen Format zu speichern, und das Beste ist, dass wir sie nach Titel und Schlüsselwörtern suchen können, damit sie bei Bedarf zur Verfügung stehen. Die Möglichkeit, die Informationen schnell zu finden, wenn wir sie brauchen, ist eine große Zeitersparnis.
Kalender
Viele Unternehmen und Einzelpersonen finden großen Erfolg beim Zeitmanagement durch die Verwendung von Online-Zeitplänen, Kalendern und Zeitschaltuhr-Technologie. Ein Kalender, der auf einem persönlichen Gerät wie einem iPhone oder BlackBerry aufbewahrt wird, kann mit einem größeren Firmen- oder Geschäftskalender synchronisiert werden. Dies spart Zeit bei der Eingabe der Informationen an mehreren Standorten oder Sie müssen Kollegen über Ihren Aufenthaltsort informieren. Durch die Verwendung dieser Tools wissen andere Mitarbeiter, wann Sie sich im Büro oder außerhalb befinden, wann eine Besprechung eingerichtet wurde und andere Informationen, die sie daran hindern, Zeit aufzuspüren.
Herausforderungen
Es gibt keinen Zweifel, dass es eine Vielzahl von Produktivitäts- und Planungswerkzeugen gibt - tatsächlich kann es so viele geben, dass die Technologie selbst der Produktivität im Weg stehen kann. Laut einer Studie des Forschungsunternehmens Basex beträgt die durchschnittliche Aufmerksamkeitsspanne von Arbeitern etwa drei Minuten. Daher besteht die Herausforderung darin, die Werkzeuge, die Sie verwenden, angemessen zu verwenden und sich der Zeitverschwender bewusst zu werden, die als Zeitmanagement-Werkzeuge verkleidet werden. Wenn Sie beispielsweise Tweets oder Instant Messages verwenden, um Notizen an Kollegen zu senden, sollten Sie sich nicht die Tweets oder IMs einer Gruppe von Personen ansehen, die nichts mit der Aufgabe zu tun haben verfügbar. Nutzen Sie das Tool einfach für die Arbeit.
Möglichkeiten zur Verbesserung
Es ist wichtig, einige Dinge im Auge zu behalten, damit Ihre Werkzeuge nicht noch mehr Zeit kosten. Erstens: Seien Sie nicht der Erste, der ein neues Technologietool testet, es sei denn, Sie sind ein Unternehmen, das sich darauf spezialisiert hat, auf dem neuesten Stand der Technik zu bleiben. Neue Programme - manchmal auch Betaversionen genannt - sind oft mit Fehlern behaftet, die von den ersten Benutzern erarbeitet werden müssen. Warten Sie stattdessen auf eine spätere Version dieser Technologie. Entwickeln Sie auch einen Zeitmanagementplan für Sie und andere Mitarbeiter. Planen Sie Ihre Tage auf dieselbe Weise, wie Sie Ihren Tageskalender definieren. Entscheiden Sie, wie viel Zeit Sie für E-Mail, Facebook und das Lesen der Nachrichten aufwenden müssen, und bleiben Sie dabei. Planen Sie auch eine regelmäßige Bewertung der Funktionsweise und des Fehlens von Funktionen. Sie möchten keine Technologie aufrechterhalten, wenn Sie tatsächlich mehr Zeit kostet.