Die Auswirkungen fehlender Abschlussbuchungen auf Abschlüsse
Buchhalter trainieren seit vielen Jahren, um grundlegende Fehler wie fehlende Journalbuchungen zu vermeiden. Abschlussbuchungen sind Journalbuchungen, bei denen die Salden von den temporären Einnahmen- und Aufwandskonten auf die dauerhaften Bilanzkonten, die so genannten einbehaltenen Gewinne, verschoben werden. Abschlußbuchungen folgen Periodenanpassungen im Abschlußzyklus. Wenn Sie einen Abschluss-Eintrag verfehlen, werden die Gewinnrücklagen der aktuellen Periode falsch ausgewiesen, und wenn sie nicht korrigiert werden, führt dies zu Fehlern in den Finanzberichten der aktuellen oder der nächsten Periode.
Das Einkommenszusammenfassungskonto
Im Zentrum des Abschlussprozesses sammelt das Konto für die Ertragsübersicht die Salden des Periodenendes auf den Einnahmen- und Aufwandskonten. Ein Buchhalter überprüft systematisch die Einnahmen, Erträge und Gewinne der Konten und überträgt diese Salden auf das Konto mit der Einkommensübersicht. Der Buchhalter wendet dasselbe Verfahren auf Ausgaben- und Verlustkonten an. Jedes Konto wird infolge der Überweisung auf Null zurückgesetzt und ist für die Abrechnung der nächsten Periode bereit. Der Buchhalter schreibt die Einkommensübersicht den einbehaltenen Gewinnen an, dh den kumulierten Gewinnen und Verlusten des Unternehmens seit der Gründung. Schließlich belastet der Buchhalter die Gewinne für alle während des Berichtszeitraums verbuchten Dividenden oder Inhaberentnahmen.
Die Gewinn- und Verlustrechnung
Die Buchhalter erstellen die Gewinn- und Verlustrechnung vor dem Abschluss des Kontos, da die Ertrags- und Aufwandskonten nach dem Abschluss null Salden aufweisen. Das Fehlen einer Abschlussübertragung wirkt sich daher auf die Gewinn- und Verlustrechnung der nächsten Periode aus und nicht auf die aktuelle. Angenommen, der Buchhalter hat das Konto für Zinserträge nicht geschlossen und einen Saldo von 10.000 USD hinterlassen. Wenn sie nicht korrigiert wird, wird die Gewinn- und Verlustrechnung der nächsten Periode um 10.000 USD überbewertet. Eine andere Art von Fehler würde auftreten, wenn der Buchhalter das Konto auf Null stellte, bevor die Saldo-zu-Einkommen-Zusammenfassung übertragen wurde. In diesem Beispiel würde die Gewinn- und Verlustrechnung den Nettoertrag der aktuellen Periode um 10.000 US-Dollar unterschreiten.
Die Bilanz
Das Konto für die Einkommenszusammenfassung verbindet die Erfolgsrechnung mit der Bilanz. Der Saldo der Einkommensübersicht aktualisiert das Konto mit den Gewinnrücklagen in der Bilanz. Das Konto für die Gewinnübersicht sollte dem in der Gewinn- und Verlustrechnung ausgewiesenen Nettoertrag entsprechen. Wenn der Buchhalter ein Konto nicht schließt, stimmen das Nettoeinkommen und die Einkommensübersicht nicht überein, was zu einem falschen Saldo in den Gewinnrücklagen führt. Wenn das Zinsergebniskonto nicht geschlossen wird, werden die einbehaltenen Gewinne um 10.000 US-Dollar unterschritten. Wenn der Fehler stattdessen ein Versäumnis ist, das Zinsergebnis auszugleichen, wird die Bilanz der nächsten Periode die einbehaltenen Gewinne um 10.000 USD überbewerten.
Geldflussrechnung
Das Periodenergebnis der Periode wird in der Kapitalflussrechnung auf zwei verschiedene Arten verwendet. Unternehmen, die die periodengerechte Buchführung verwenden, erstellen normalerweise Kapitalflussrechnungen nach der indirekten Methode, bei der der Buchhalter den Nettoertrag zur Berechnung der Cashflows des Unternehmens anpasst. Wenn ein Fehler ein falsch angegebenes Nettoeinkommen verursacht, wird auch die indirekte Kapitalflussrechnung falsch angegeben. Wenn zum Beispiel der Nettoertrag keine Zinserträge in Höhe von 10.000 USD enthält, ist auch die indirekte Geldflussrechnung nicht im Gleichgewicht. Wenn ein Unternehmen die Cash-Accounting-Methode und die Kapitalflussrechnung nach der direkten Methode verwendet, wird der Fehler in der Überleitungsrechnung angezeigt.
Reality-Check
Selbst die kleinsten Unternehmen können sich Software-Abrechnungspakete leisten, die Aufgaben wie den Abschluss von Perioden automatisch erledigen. Einige Buchhaltungssoftware ist kostenlos, daher ist dies ein sehr seltenes Geschäft, das Papierbuchbücher manuell schließen würde. Trotzdem machen Computer manchmal Fehler, entweder aufgrund von Softwarefehlern, Bedienfehlern oder beidem. Einige Fehler, die durchschleichen, korrigieren sich von selbst. Beispielsweise könnten die einbehaltenen Gewinne in der aktuellen Periode um 10.000 US-Dollar unterschätzt und in der nächsten Periode um diesen Betrag überbewertet werden. Normalerweise verfügt die Buchhaltungssoftware über ausreichend Abstimmungsverfahren, um Fehler zu erkennen, bevor sie sehr weit kommen.