So verwalten Sie mehrere Projekte und Termine am Arbeitsplatz

Das Management mehrerer Projekte und Termine ist für die Projektmanager am Arbeitsplatz zur neuen Norm geworden, teilweise aufgrund von Ressourceneinschränkungen der Unternehmen und teilweise aufgrund der Bemühungen der Unternehmen, die Effizienz zu steigern. Häufig können solche Bemühungen dazu führen, dass Projektmanager im Papierkram ertrinken und ihre entscheidende Zeit und Energie auslaugen.

Entspannen Sie sich, organisieren Sie und priorisieren Sie

Was ist das Erste, was Sie tun sollten, wenn Sie in einer Stresssituation wie einem Feuer in Ihrem Gebäude stehen? Bleib ruhig . Wenn Sie sich in einem erhöhten Zustand von Angst und Stress befinden, hilft es Ihnen, ruhig und gelassen zu denken, klar zu denken und cool zu bleiben. Als eine der wichtigsten Aufgaben, die Sie beim Jonglieren mehrerer Aktivitäten und Fristen tun können, ist es, tief Luft zu holen und neu zu kalibrieren.

Der nächste Schritt besteht darin, Ihre Arbeit zu organisieren und zu priorisieren. Dies erfordert, dass Sie proaktiv sind, anstatt reaktiv zu sein, indem Sie ein "großes Bild" denken lassen, damit Sie sich aller Aufgaben und Termine bewusst werden, für die Sie verantwortlich sind. Wichtig ist, dass Sie alle Projekte auf den Tisch legen und die Krisenzeiten - oder die Zeiten hoher Nachfrage und Druck und der Ergebnisse - notieren.

Priorisieren Sie Ihre Projekte nach Aufgabe, Zeitplan und Zeitaufwand. Projekte mit engen Zeitvorgaben und Durchlaufzeiten sollten Vorrang haben, während Projekte mit längeren Zeitvorgaben in den Hintergrund treten sollten. Stellen Sie sicher, dass Sie festlegen, welche spezifischen Aktivitäten innerhalb eines Projekts Vorrang haben sollen, und teilen Sie Ihren Fortschritt gegebenenfalls mit Ihren Teammitgliedern mit.

Konzentriert bleiben

Jede sich nähernde Aufgabe sollte Ihre ungeteilte Aufmerksamkeit verdienen. Obwohl Multitasking nützlich erscheinen mag, widerstehen Sie dem Drang, an verschiedenen Projekten gleichzeitig zu arbeiten oder eine Aufgabe unvollendet zu lassen, bevor Sie zur nächsten Aufgabe übergehen. Untersuchungen haben gezeigt, dass Aufmerksamkeitsrückstände - oder Gedanken zu einem früheren Projekt oder einer geplanten Aufgabe, die Sie in der Zukunft fortsetzen möchten - die Aufmerksamkeit auf sich ziehen und die Leistung verringern. Wenn Sie einen engen Turnaround haben und keine andere Wahl haben, als Multitasking durchzuführen, fragen Sie, ob Teammitglieder oder Kollegen teilnehmen können. Achten Sie vor allem darauf, Ihre Energie auf eine Aufgabe zu konzentrieren.

Nutzen Sie Projektmanagement-Tools und -Ressourcen

Weiß nicht wo ich anfangen soll Glücklicherweise gibt es eine Reihe von Tools und Ressourcen für das Projektmanagement. Das Project Management Institute verfügt beispielsweise über Vorlagen, die Ihnen helfen, den Überblick zu behalten, sowie Projektpläne und Checklisten. Wenn Sie nach umfangreicheren Tools suchen, können Projektmanagementsoftware wie Trello, Quire, Smartsheet und Asana Sie bei der Verfolgung mehrerer Projekte und Projektergebnisse unterstützen. Eine Reihe von Unternehmen verwendet diese Tools und andere, um ihre Mitarbeiter bei der Verwaltung mehrerer Projekte und Fristen zu unterstützen.

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