Arbeitslisten erstellen und priorisieren

Aufgaben sind der Fluch vieler Existenzgründer. Was Sie brauchen, ist ein System, in dem Sie Aufgabenlisten erstellen und dann entscheiden, welche Aufgaben den Mitarbeitern zugewiesen werden sollen. Behalten Sie nur Aufgaben für sich, die Ihre persönliche Aufmerksamkeit erfordern oder die Sie tun, weil Sie der Meinung sind, dass die Mitarbeiter genug auf dem Teller haben.

Listen erstellen

Entscheiden Sie, ob Sie eine Aufgabenliste auf Papier oder als Computerdokument nachverfolgen möchten. Legen Sie fest, wo Sie die Ausgangsliste aller Aufgaben zusammenstellen, und schreiben Sie dann eine Liste mit Aufgaben. Beseitigen Sie in einem kleinen Unternehmen einige Probleme beim Erstellen von Listen, indem Sie Standardarbeitsanweisungen erstellen. Dies sind Listen von Prozeduren, die Sie einmal vornehmen können, und die Mitarbeiter können sie routinemäßig verwenden, um ihre Arbeit zu erleichtern. Die Standardisierung der Arbeit durch Standardarbeitsanweisungen reduziert die Anzahl der Aufgaben, die täglich zu priorisieren sind.

Sortierlisten

Erstellen Sie im ersten Schritt verschiedene Listen, so dass später weniger Prioritäten erforderlich sind. Schreiben Sie beispielsweise eine separate Liste mit neuen Aufgaben für jede Hauptfunktion in Ihrem Unternehmen, z. B. eine Liste für Verkäufe und eine Liste für den Kundendienst. Es ist einfacher, Listen zu priorisieren, nachdem Sie sie durch ein logisches Verfahren der Kategorisierung nach Abteilung oder Funktion gekürzt haben. Zum Beispiel ist es viel einfacher, klerikale Aufgaben zu priorisieren und sie Büroangestellten zuzuweisen, als zu versuchen, dieselben Aufgaben aus einer schwerfälligen Liste auszuwählen.

Priorisierung

Unabhängig davon, ob Sie eine einzelne Aufgabenliste oder separate Listen verwenden, benötigen Sie eine Möglichkeit, Aufgaben nach Priorität zu gruppieren. Verwenden Sie ein System aus Zahlen, Buchstaben oder Farben, um jeder Aufgabe eine Prioritätsstufe zuzuweisen. Aufgaben mit hoher Priorität sind beispielsweise Stufe 1, Aufgaben mit mittlerer Priorität sind Stufe 2 und Aufgaben mit niedriger Priorität sind Stufe 3. Die von Ihnen zum Priorisieren von Aufgaben verwendete Methode sollte effizient und für andere leicht zu befolgen sein, wenn Sie beispielsweise die Liste freigeben mit einem Assistenten oder einem Team.

Empfänglichkeit

Ihre To-Do-Listen enthalten Aufgaben, die den Anforderungen mindestens einer Gruppe entsprechen, z. B. Aufgaben, die für die Mitarbeiter eine sinnvolle Arbeit darstellen, oder Aufgaben, die die Bedürfnisse der Kunden repräsentieren. Priorisieren Sie Aufgabenlisten basierend auf den angegebenen Prioritätsstufen, die die Begünstigtengruppe mit Ihnen geteilt hat. Überlegen Sie sich beispielsweise, wie Ihre IT-Abteilung entscheidet, welche neuen Projekte oder Anwendungen entwickelt werden sollen. Sie möchten, dass das IT-Personal alle Computersysteme in Ihrem Unternehmen in Betrieb hält, sich aber auch auf Aufgaben konzentriert, die den meisten Kunden helfen und den Gewinn steigern. So wie Sie nicht möchten, dass Ihre IT-Mitarbeiter Projekte bewältigen, die nicht zu Ihrem Endergebnis beitragen, möchten Sie keine Zeit damit verschwenden, Aufgaben zu priorisieren, die Ihrem Unternehmen nicht dabei helfen, seine strategischen Ziele zu erreichen. Daher können Sie einige Aufgaben streichen, da sie eine so niedrige Priorität haben, dass sie zugunsten dringenderer Aufgaben aufgegeben werden sollten.