Richtlinien und Verfahren online für Mitarbeiter erstellen

Das Aufkommen vernetzter Richtlinien- und Verfahrensdokumentation in Unternehmen hat möglicherweise unnötigen Baumschnitt verhindert. Es ist jedoch wichtig, Ihre Dokumentation zu sichern, insbesondere wenn Ihre Mitarbeiter mit sensiblen Daten, Geräten oder Prozessen arbeiten. Glücklicherweise gibt es einige Möglichkeiten, ihnen online Zugriff auf die aktuellsten Versionen Ihrer gesamten Richtlinien- und Verfahrensdokumentation zu gewähren. Richtlinien und Verfahren auf dem neuesten Stand zu halten, ist das Rückgrat einer guten Dokumentation der Humanressourcen, z. B. von Leistungsbeurteilungen.

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Laden Sie Richtlinien und Verfahren auf die sichere Intranetsite Ihres Unternehmens hoch. Auf eine sichere Intranetseite können nur Mitarbeiter mit entsprechenden Berechtigungen zugreifen. Normalerweise sind ein Benutzername und ein Passwort für den Zugriff erforderlich.

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Verwenden Sie ein Cloud-Dokumentfreigabesystem wie GoogleDocs für Richtlinien und Verfahren. Als Ersteller eines solchen Dokuments können Sie entscheiden, wer Zugriff hat und wer nicht, und Sie können Dokumente mit einem Kennwort schützen, bevor Sie Links an Ihre Mitarbeiter senden.

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Erwerben Sie einen speziellen Richtlinien- und Prozedurherausgeber, wie den TutorPublisher von Oracle oder Bizmanualz Onpolicy. Systeme wie diese führen Sie durch den Prozess des Importierens vorhandener Richtlinien- und Verfahrensdokumente oder dem Erstellen neuer Dokumente und geben dann nur den gewünschten Mitarbeitern Zugriff.

Tipps

• Abhängig von Ihrer Organisation gibt es möglicherweise Richtlinien und Verfahren zum Aktualisieren und Freigeben Ihrer eigenen Richtlinien und Verfahren. Möglicherweise müssen Sie Ihre Richtlinien und Verfahren genehmigen lassen, bevor Sie sie an die Mitarbeiter weitergeben. Erkundigen Sie sich bei Ihrer Personalabteilung nach den aktuellsten Regeln Ihres Unternehmens bezüglich der Umsetzung und Verbreitung von Richtlinien und Verfahren.
• Die Beschränkung des öffentlichen Zugriffs auf Dokumente in Bezug auf sensible Richtlinien und Verfahren ist eine vernünftige Geschäftsentscheidung. Wenn Sie jedoch nur bestimmten Mitarbeitern Zugriff auf bestimmte Verfahrens- und Richtliniendokumente gewähren, kann dies Verwirrung und Uneinigkeit in den Reihen verursachen. Sie sind der Experte für Ihre speziellen Geschäftsanforderungen. Wenn Sie jedoch sicherstellen, dass alle die gleichen Richtlinien und Verfahren kennen, kann dies zu weniger Missverständnissen und einem besseren Gefühl der Harmonie und Teamarbeit der Mitarbeiter führen.
• Abhängig von den Richtlinien Ihres Unternehmens müssen Sie möglicherweise einige oder alle der oben genannten Methoden zur Online-Veröffentlichung Ihrer Richtlinien und Verfahren mit der IT-Abteilung Ihres Unternehmens abstimmen. In einigen Fällen kann die IT-Abteilung dafür verantwortlich sein, die Dokumente hochzuladen und zugänglich zu machen. Stellen Sie sicher, dass Sie alle relevanten Dokumente vorab aktualisieren, sodass Sie keine weiteren Änderungen an das IT-Personal vornehmen müssen.