So erstellen Sie einen Leitfaden für die Personalpolitik

Ein Leitfaden zur Personalpolitik ähnelt einem Spielbuch für Personalmitarbeiter - der Hauptfokus liegt auf taktischen Personalprozessen und nicht auf der strategischen Personalplanung. Dies ist nicht dasselbe wie ein Mitarbeiterhandbuch. Ein Mitarbeiterhandbuch enthält Arbeitsplatzregeln und -verfahren für Mitarbeiter. Es beschreibt die Arbeitsbeziehung und was Mitarbeiter tun können, um die Erwartungen und Regeln der Arbeitgeber besser zu verstehen. Ein HR-Richtlinienleitfaden ist ein Handbuch für die Verwendung von Personalverantwortlichen bei der Umsetzung von Arbeitsplatzrichtlinien.

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Stellen Sie Ihre Arbeitsplatzrichtlinien aus aktuellen und historischen Mitarbeiterhandbüchern, Standardarbeitsanweisungen, Tarifverträgen und allen anderen Materialien zusammen, die normalerweise in der Personalabteilung untergebracht sind. Besorgen Sie sich Kopien von allem, was sich auf Arbeitsplatzrichtlinien und Personalverfahren bezieht.

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Treffen Sie sich mit Mitarbeitern der Personalabteilung, um das Projekt zu besprechen. Erklären Sie, dass Sie einen HR-Richtlinienleitfaden erstellen, der Richtlinien für jeden Personalbereich und Prozesse für jede HR-Jobfunktion enthält. Bitten Sie jedes Mitglied des Teams, seine beruflichen Aufgaben und Aufgaben zusammenzufassen, einschließlich Notizen darüber, wo Ressourcen für jede Verantwortung zu finden sind. Zum Beispiel sollte der Gehilfenbeamte monatlich, zweiwöchentlich und täglich die von ihm ausgeführten Aufgaben auflisten, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiterabrechnung nach Zeitplan verteilt wird. Die Dokumente, die die Angestellten der Gehaltsabrechnung verwenden, sind W-2-Formulare für den Arbeitnehmerrückhaltestatus, Leistungswahlformulare für die Arbeitnehmerbeiträge für den Gruppengesundheitsplan und Dokumente, die sich auf Arbeitnehmersteuern, Arbeitgebersteuern und andere Abzüge beziehen.

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Entwerfen Sie die Schritte, die zur Durchführung von HR-Aufgaben erforderlich sind, z. B. das Speichern von Mitarbeiterdatensätzen außerhalb des Standortes, nachdem ein Mitarbeiter gekündigt wurde. Listen Sie jeden Schritt und die für jeden Schritt der Serie verantwortliche Personalposition auf. Fügen Sie für jede Aufgabe Musterkopien von Formularen bei und beschreiben Sie, wie Sie jedes Formular ausfüllen. Dies ist besonders hilfreich bei komplexen Formularen wie detaillierten Verletzungsprotokollen, Tabellenkalkulationen für gleiche Beschäftigungsmöglichkeiten und Formularen für die Beschäftigungsfähigkeit, wie beispielsweise das von den US-amerikanischen Staatsbürgerschafts- und Einwanderungsbehörden geforderte I-9-Formular.

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Studieren Sie die jüngsten Gesetzesänderungen und Beschäftigungsgesetze, um Aktualisierungen der Personalpolitik vorzubereiten. Rufen Sie die Websites der Bundes- und Landesbehörden auf, um sich über Vorschriften und Bestimmungen zu informieren, die den Arbeitsplatz betreffen. Ein Beispiel für Gesetzesänderungen, die sich auf die Personalpolitik auswirken, ist der American Recovery and Reinvestment Act von 2009. Unter ARRA erhielten Mitarbeiter, deren Anspruch auf Gruppengesundheitsplan-Leistungen zwischen September 2008 und Mai 2010 geändert wurde, eine 65-prozentige Beihilfe für ihre COBRA-Prämien. Arbeitgeber, die die Kosten übernehmen mussten, erhielten eine Erstattung der Subventionsbeträge durch Senkung ihrer Beschäftigungssteuern. Diese Gesetzgebung veranlasste eine Reihe von Änderungen der Personalabteilung bei der Leistungsberechnung und der Gehaltsabrechnung.

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Erfassen Sie die Beiträge von Mitarbeitern der Personalabteilung, die an der Erstellung des Richtlinienleitfadens beteiligt sind, und stellen Sie die Beiträge der Personalmitarbeiter im Buchformat zusammen. Verteilen Sie einen Belegexemplar an alle HR-Mitarbeiter und rufen Sie die Abteilung zur Überprüfung des Buches erneut an. Verfeinern Sie Abschnitte des Richtlinienhandbuchs nach Bedarf, und weisen Sie Mitarbeiter zu, um Teile des Buches regelmäßig zu aktualisieren. Beenden Sie Ihren Personalrichtlinien-Leitfaden und verteilen Sie weitere Exemplare an die Unternehmensleitung. Außerdem erhalten Sie eine Kopie der Dokumente für die Personalabteilung.

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