So erstellen Sie ein vertrauliches Faxdeckblatt

Wie bei der E-Mail sind die per Fax gesendeten Informationen nicht sicher, sodass sie von unbefugten Dritten während der Übertragung abgefangen werden können. Im Gegensatz zu E-Mails können Faxnachrichten auch von anderen Personen als den beabsichtigten Empfängern abgeholt werden, die sich beim Eintreffen einer Nachricht an einem Faxgerät herumtreiben. Sie können die Vertraulichkeit von Faxnachrichten aus Ihrem Unternehmen sicherstellen, indem Sie ein Deckblatt erstellen und weisen Sie Ihre Mitarbeiter an, sie an alle ausgehenden Faxverbindungen anzuschließen.

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Öffnen Sie Ihr Textverarbeitungsprogramm und geben Sie den Namen und die Kontaktdaten Ihrer Firma oben auf eine leere A4-Seite ein. Sie können auf Wunsch auch ein Bild Ihres Firmenlogos einfügen. Die Methode dafür hängt jedoch von der verwendeten Software ab. Überprüfen Sie gegebenenfalls die Bedienungsanleitung Ihres Programms oder den Abschnitt "Hilfe".

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Geben Sie "Confidential Facsimile" in einer großen, fetten Schrift unter Ihren Firmendetails ein und lassen Sie ein leeres Feld für die Eingabe des Datums der Faxübertragung.

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Erstellen Sie Abschnitte, in denen Ihre Mitarbeiter detaillierte Informationen zu den beabsichtigten Empfängern ihrer Nachrichten eingeben können. Geben Sie Platz für den Titel der Organisation ein, für die ein Fax bestimmt ist, sowie Namen und Berufsbezeichnung der vorgesehenen Empfänger sowie deren Telefonnummern, Faxnummern und E-Mail-Adressen. Lassen Sie Platz für die gleichen detaillierten Informationen zum Absender. Sie können Tabellen verwenden, um Leerzeichen für diese Informationen zu erstellen, oder schreiben Sie einfach den Titel der gewünschten Informationen, z. B. "Name der Organisation", zusammen mit einem Doppelpunkt und einem Leerzeichen. Fügen Sie ein Leerzeichen ein, in dem die Anzahl der in einem Fax gesendeten Seiten sowie ein Bereich für Kommentare des Absenders eindeutig angegeben werden können.

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Fügen Sie am unteren Rand Ihres Deckblatts einen Haftungsausschluss hinzu. Daraus sollte hervorgehen, dass der Inhalt der angefügten Nachricht ausschließlich für die angegebenen Empfänger bestimmt ist und nicht von anderen Personen eingesehen werden darf. In Ihrem Disclaimer sollte auch angegeben werden, dass jeder, der eine fehlerhafte Faxnachricht erhält, den Absender kontaktieren, den Inhalt der Nachricht zerstören und keine im Fax enthaltenen Informationen an Dritte weiterleiten sollte.

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Speichern Sie Ihre Deckblattvorlage zusammen mit den spezifischen Anweisungen, die Sie zum Senden vertraulicher Informationen per Fax haben, auf der gemeinsamen Festplatte Ihres Unternehmens.

Dinge benötigt

  • Textverarbeitungssoftware

Tipps

  • Fügen Sie am Ende Ihrer Deckblattvorlage eine Notiz hinzu, in der Sie dazu aufgefordert werden, dass der vorgesehene Empfänger den sicheren Empfang des Faxes bestätigt.
  • Weisen Sie Ihre Mitarbeiter an, den Standort von Faxgeräten beim Übertragen von Nachrichten zu kennen. Informationen, die an Faxgeräte in stark frequentierten Büros oder in öffentlich zugänglichen Bereichen gesendet werden, können von anderen Personen als dem beabsichtigten Empfänger abgeholt werden.

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