Importieren einer Excel-Kalkulationstabelle in den Zugriff mit einem Makro

Wenn Sie einmal auf eine Schaltfläche klicken und komplexe Geschäftsaufgaben automatisch ausführen lassen möchten, können Makros diesen Wunsch erfüllen. Makros sind kleine Programme, die von Ihnen angegebene Befehle ausführen. Schreiben Sie sie selbst mit Visual Basic für Applikationen oder lassen Sie sie von Programmen wie Microsoft Access erstellen. Bei der Arbeit mit einer Access-Datenbank können Sie häufig Daten aus Excel importieren. Beseitigen Sie diese sich wiederholende Aufgabe, indem Access ein Makro erstellt, das Ihre Kalkulationstabelle auf Knopfdruck lädt.

Tabellenkalkulation vorbereiten

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Starten Sie Access und öffnen Sie eine Ihrer Datenbanken.

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Gehen Sie zum Tabellenbereich und doppelklicken Sie auf die Tabelle, die Sie laden möchten. Die Felder der Tabelle werden in Spalten angezeigt, die oben im Aktualisierungsbereich angezeigt werden. Es ist wahrscheinlich einfacher, mit Ihren Daten zu arbeiten, wenn die Spaltenüberschriften in Ihrer Excel-Tabelle den Namen der Felder in Ihrer Access-Datenbank entsprechen.

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Starten Sie Excel und öffnen Sie die Tabelle, die Sie in Access laden möchten. Stellen Sie sicher, dass die Spaltennamen der Kalkulationstabelle mit den Feldnamen der Access-Tabelle übereinstimmen. Wenn die Tabelle keine Spaltenüberschriften enthält, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die erste Zeile der Tabelle und wählen Sie „Einfügen“. Excel fügt eine neue leere Zeile am oberen Rand der Tabelle hinzu. Geben Sie für jede Spalte in der Kalkulationstabelle eine Spaltenüberschrift ein. Wenn die Feldnamen in Ihrer Access-Tabelle beispielsweise Name und Alter sind, verwenden Sie diese Namen als Spaltenüberschriften in der Kalkulationstabelle.

Makro erstellen

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Kehren Sie zu Access zurück und klicken Sie auf „Create“. Doppelklicken Sie auf der Multifunktionsleiste auf die Schaltfläche „Macro“, um den Macro Builder anzuzeigen.

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Klicken Sie auf "Alle Aktionen anzeigen" und dann auf "Aktionskatalog", um den Aktionskatalogbereich anzuzeigen, falls er nicht sichtbar ist. In diesem Bereich wird eine Liste mit Makrokategorien angezeigt.

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Wechseln Sie zum Aktionskatalogfenster und doppelklicken Sie auf "Datenimport / -export", um die Makros innerhalb dieser Kategorie anzuzeigen. Das ImportExportSpreadsheet-Formular wird angezeigt. Mit diesem Formular können Sie die Parameter einrichten, die Access für den Import Ihrer Kalkulationstabelle benötigt.

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Geben Sie den Namen Ihrer Tabelle in das Textfeld "Tabellenname" ein. Geben Sie den Pfadnamen Ihrer Tabelle in das Textfeld "Dateiname" ein. Wenn es sich beispielsweise um eine Datei mit dem Namen "Sales.xlsx" handelt, die sich in einem Ordner mit dem Namen "Spreadsheets" auf dem Laufwerk "C" befindet, geben Sie Folgendes in das Textfeld "Dateiname" ein: .. C: \ Spreadsheets \ Sales. xslx

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Geben Sie "Ja" in das Textfeld "Has Field Names" ein und drücken Sie "Strg-S". Geben Sie einen Namen für Ihr Makro in das Textfeld "Macro Name" ein und klicken Sie auf "OK".

Führen Sie Makro aus

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Klicken Sie auf die Schaltfläche "Database Tools" der Symbolleiste und anschließend auf "Makros ausführen", um das Popup-Fenster "Makro ausführen" anzuzeigen.

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Klicken Sie auf das Dropdown-Menü "Makroname" und wählen Sie das erstellte Makro aus.

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Klicken Sie auf "OK", um das Makro auszuführen. Excel importiert die Tabellendaten in die Tabelle.

Tipps

• Wenn Sie die importierten Tabellenkalkulationsdaten nicht sofort sehen, wechseln Sie zum Tabellenbereich, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Ihre Tabelle und wählen Sie „Öffnen“, um die Ansicht zu aktualisieren.
• Überprüfen Sie Ihre Tabelle und die Access-Tabelle erneut, um zu überprüfen, ob die Anzahl der Felder in der Tabelle mit der Anzahl der Spalten in der Tabelle übereinstimmt.