Wie verwalte ich IT-Outsourcing?

Unter Informationstechnologie-Outsourcing oder IT-Outsourcing versteht man die "Suche nach Ressourcen - oder die Vergabe von Unteraufträgen außerhalb einer Organisationsstruktur für die gesamte oder einen Teil einer IT-Funktion (Information Technology)", so Webopedia. Viele kleine Unternehmen finden es wirtschaftlicher und vernünftiger, IT-Anforderungen auszulagern und die Lohn- und Betriebskosten zu senken. Kleine Unternehmen müssen jedoch das Outsourcing von Services über Standardvorgänge und sich entwickelnde Ziele auf dem Laufenden halten.

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Setzen Sie klar definierte, erreichbare Ziele. Das von IT-Outsourcing-Unternehmen bereitgestellte Request for Proposal (RFP) ist nicht Ihre einzige Methode, um zu bestimmen, wie der Outsourcing-Service Ihren Anforderungen entspricht. Die RFP ist nur eine Annäherung der Outsourcing-Firma, wie viel das Projekt oder der fortgesetzte Service kostet und kostet, daher müssen Sie die Ziele Ihrer kleinen Unternehmen klar definieren. Wenn Sie beispielsweise einen IT-Outsourcing-Dienst für ein bestimmtes Projekt beauftragen, geben Sie ihnen strenge Maßstäbe und einen Projekttermin. Ihr Verkäufer und Ihr kleines Unternehmen sollten angeben, welche Partei bestimmte Verantwortlichkeiten hat, wie Risikomanagement, Input, Leistungsindikatoren und andere Teile des Projekts oder der Dienstleistung.

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Stellen Sie sicher, dass das Team Ihres kleinen Unternehmens vor Ort kompatibel ist. Ihr kleines Unternehmen benötigt die richtigen Mitarbeiter vor Ort, die das Projekt verstehen und in der Lage sind, die Produktion des Outsourcing-Unternehmens zu testen und zu modifizieren. Diese Personen sollten mit dem Interpretieren und Testen des Projekts oder der Dienstleistung vertraut sein, um sicherzustellen, dass es ordnungsgemäß erbracht wird.

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Erwarten Sie, dass Ihr Outsourcing-Service im Laufe der Zeit die Kosten senkt. Wenn das IT-Outsourcing-Unternehmen einen fortlaufenden Service wie Datenspeicherung oder Software-Produktion anbietet, sollte das Outsourcing-Unternehmen im Laufe der Zeit mit dem Projekt fortfahren, die Kosten zu senken, wenn Benchmarks erfüllt werden. Überprüfen Sie regelmäßig die Kosten, um festzustellen, ob die Kosten abflachen oder fallen. Wenn die Kosten steigen, müssen Sie sich an das Outsourcing-Unternehmen wenden, warum und wie diese Kosten zu senken sind.

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Führen Sie fortlaufende Schulungen für Ihre Mitarbeiter vor Ort und für die Outsourcing-Anbieter durch, mit denen sie zusammenarbeiten. Wenn der Outsourcing-Anbieter in einem kulturell anderen Land ansässig ist, sollten Sie diese kulturellen Unterschiede angehen, um den Zusammenhalt und die Parität des Teams zu wahren.

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Überprüfen Sie regelmäßig die Maßnahmen und Berichte zum Fortschritt. Stellen Sie sicher, dass Metriken und Benchmarks eingehalten werden, indem Sie Fortschrittsberichte und andere vom Outsourcing-Anbieter Ihres Kleinunternehmens bereitgestellte Maßnahmen überprüfen. Lassen Sie sie auch von Ihren Mitarbeitern vor Ort überprüfen, um zu ermitteln, welche Fortschritte erzielt werden.