So beantworten Sie Kundendienstanrufe

Die Art und Weise, wie Sie Ihren Kundendienst anrufen, kann bestimmen, ob die Erfahrung des Kunden positiv oder negativ ist. Bevor Sie überhaupt den Grund des Kunden für einen Anruf erhalten, müssen Sie mit Ihrer ersten Begrüßung eine Verbindung herstellen. Die Begrüßung, die Sie Ihrem Kunden geben, kann den Ton für den gesamten Anruf festlegen und bestimmen, ob der Kunde die Treue hält oder nicht zurückkehren möchte.

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Beantworten Sie Kundendienstanrufe innerhalb der ersten drei Klingelzeichen. Da die Kundeninteraktion mit dem Unternehmen normalerweise beginnt, bevor Sie überhaupt anrufen, lassen Sie das Telefon nicht für immer klingeln, bevor Sie antworten.

2

Sprechen Sie jeden Kunden an, als wäre er der wichtigste Anrufer. Begrüßen Sie Ihren 100. Anrufer mit derselben angenehmen Persönlichkeit wie Ihr erster Anruf des Tages.

3.

Begrüßen Sie den Kunden in Ihrem Unternehmen mit einer freundlichen Begrüßung. Begrüßen Sie sie mit "Welcome to XYZ Business". Wie vielen helfe ich Ihnen? “Oder„ Guten Morgen, XYZ Business “. Begrüßen Sie den Kunden mit einer einladenden Begrüßung, gehen Sie jedoch nicht über Bord, da dies ihr Unbehagen verursachen kann.

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Stellen Sie sicher, dass Ihr Tonfall den angenehmen Worten entspricht, die aus Ihrem Mund kommen. Achten Sie auf Ihren Ton und Ihre Tonlage, um sicherzustellen, dass sie eine Person widerspiegeln, die bereit ist, seinem Kunden zu helfen.

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Schenken Sie dem Kunden Ihre volle Aufmerksamkeit. Stoppen Sie, was Sie tun, wenn Sie antworten. Sie können beispielsweise nicht mehr tippen oder sich von Ihrem Kollegen abwenden, um sich auf die Worte des Kunden zu konzentrieren. Bitten Sie sie, sich kurz zu halten, wenn Sie etwas beenden müssen, bevor Sie Ihre volle Aufmerksamkeit widmen können. Danke, dass Sie sofort nach Ihrer Rückkehr festgehalten haben.

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Sprechen Sie klar und professionell. Vermeiden Sie Slangwörter oder Firmenjargon. Beginnen Sie mit einem moderaten Tempo und passen Sie Ihr Tempo an das Tempo des Kunden an, sobald das Gespräch beginnt.