So richten Sie ein Memo an Ihre Mitarbeiter

Ein Memo dient als Dokument, mit dem Unternehmen Ideen kommunizieren, Lösungsvorschläge machen und Mitarbeiter und Führungskräfte über Unternehmensfragen auf dem Laufenden halten. Unternehmen senden normalerweise Memos per E-Mail. Das Ansprechen von Mitarbeitern in einem Memo ähnelt dem Senden einer Massen-E-Mail an Mitarbeiter. Sie müssen jedoch manuell verschiedene Felder wie "An" und "Von" angeben. Obwohl Memos im Vergleich zu Geschäftsbriefen informell sind, müssen sie dennoch ordnungsgemäß formatiert werden.

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Geben Sie den Namen Ihres Unternehmens ein und fügen Sie das Firmenlogo oben rechts oder oben in der Mitte ein. Dies ist nicht erforderlich, aber das Memo wird professioneller.

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Drücken Sie zweimal "Enter" und schreiben Sie "Memorandum" in Großbuchstaben in die Mitte der E-Mail. Mitarbeiter werden sofort informiert, dass dieses Dokument ein Memo ist, das die Aufmerksamkeit des Mitarbeiters auf sich zieht.

3.

Gib zwei Zeilen zurück und richte den Text nach links aus. Schreiben Sie "AN:" gefolgt von "Alle Mitarbeiter" oder einer bestimmten Gruppe, z. B. "Buchhaltung" oder dem Namen eines bestimmten Mitarbeiters.

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Drücken Sie einmal "Enter" und schreiben Sie "FROM:" gefolgt von Ihrem Namen und Ihrer Position. Geben Sie eine weitere Zeile ein und fügen Sie "DATE:" gefolgt von dem Datum hinzu, an dem Sie das Memo senden.

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Überspringen Sie eine Zeile und schreiben Sie "SUBJECT:" gefolgt von dem Grund für Ihr Memo. Das Writing Lab der University of West Florida sagt, dass das Thema Ihres Memos so genau wie möglich sein sollte. Sie können dann den Hauptteil der Notiz schreiben, nachdem Sie zwei weitere Leerzeichen zurückgegeben haben. Sie können den Betreff Ihrer Notiz groß schreiben, wenn Sie möchten.

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Erläutern Sie den Punkt des Memos im Hauptteil des Memos. Verwenden Sie die Formatierung einzelner Bereiche. Bleiben Sie kurz und fügen Sie keine Informationen hinzu, die für das Memo nicht relevant sind. Angenommen, Sie senden ein Memo über das Parken von Mitarbeitern in Kundenparkplätzen. Umgehend auf den Punkt des Memos zu schneiden, indem Sie schreiben: "Mitarbeiter sollen Parkplätze ganz hinten im Restaurant nutzen." Erklären Sie, dass zu viele Mitarbeiter in für Kunden reservierten Plätzen parken, und beschreiben Sie die disziplinären Schritte, die Sie unternehmen werden, wenn die Mitarbeiter sich nicht daran halten.

Tipps

• "An", "Von", "Datum" und "Betreff" sollten alle nach links ausgerichtet sein.
• Um den Text in jedem Feld korrekt auszurichten, drücken Sie nach "An" und "Nach", "Datum" und "Betreff" zweimal die Tabulatortaste.
• Wenn Sie kein Memo per E-Mail senden möchten, können Sie Memos auf den Briefkopf des Unternehmens schreiben. Es gelten die gleichen allgemeinen Formatierungsregeln. Sie können das Memo jedoch auch signieren, wenn Sie möchten. Wenn Sie das Memo mit Ihrer Unterschrift versehen, schreiben Sie Ihren Namen neben "Von".
• Überprüfen Sie Ihr Memo auf Rechtschreib- und Grammatikfehler. Lesen Sie sich das Memo vor dem Senden oder Drucken vor. Eine saubere Kopie sorgt für eine effektivere Kommunikation.
• Wenn sich das Memo auf eine Aufgabe bezieht, die in der Zukunft erledigt werden muss, oder auf eine neue Regel, die das Unternehmen implementiert, fügen Sie "Gültig XX" ein, wobei XX das Datum ist.

Warnung

• Nachdem Sie die E-Mail gesendet haben, können Sie sie nicht mehr aus dem Posteingang des Empfängers löschen. Stellen Sie sicher, dass das "An" -Feld des E-Mail-Clients nur die Namen derjenigen enthält, die Sie das Memo erhalten möchten.