Grundlagen des Business Writing

Niemand entgeht dem Schreiben im Geschäft, stellte der Autor William Zinsser in seinem wegweisenden Text „Über das Schreiben“ fest. Das alles kann man schreiben, sagte er. Der Schlüssel in allen Fällen, so Zinsser, ist derselbe: Ideen kohärent präsentieren.

Zweck

Die Autoren von "Essentials of Business Communication" weisen darauf hin, dass die erste Phase des Schreibens darin besteht, einen Zweck zu definieren. „Fragen Sie sich selbst (1), warum sende ich diese Nachricht und (2) was hoffe ich zu erreichen?“ Der Zweck des Schreibers hilft, sich zu konzentrieren und nutzlose Informationen zu verwerfen. Ein nützliches Werkzeug im Journalismus ist es, den Titel eines Artikels zu schreiben und von jedem Satz zu fragen: "Wie unterstützt dieser Satz diesen Titel?" Wenn ein Satz den Titel nicht unterstützt, wird er vom Journalisten verworfen.

Publikum

Timothy Flood bemerkt in „MFA Fundamentals in Business Writing“, dass Schriftsteller das Schreiben nicht an den Leser anpassen. Ein häufiger Fehler besteht darin, einen Mangel an Fachwissen beim Leser anzunehmen, so dass der Verfasser mehr Details enthält, als nötig sind. So schreibt jemandem, der vor einer Gruppe von Computerexperten schreibt, dass "Apple und Windows die beiden wichtigsten Betriebssysteme sind, die von Verbrauchern verwendet werden", was unnötig ist - die Experten wissen das. Ein zweiter Fehler besteht darin, zu viel Fachwissen anzunehmen. Ein Sachverständiger hat alle Fakten im Kopf und vergisst, dass das Publikum es nicht weiß.

Nomen löschen

"Denken Sie in einfacher Sprache", rät Susan F. Benjamin in "Schnelles und schmerzfreies Business Writing". Benjamin unterscheidet nicht zwischen einem leitenden Vizepräsidenten eines Unternehmens oder einem "Mann auf der Straße" - beide sind überzeugter und überzeugter . Sagen Sie ihnen, sie sollen „verwenden“, nicht „nutzen“, „kaufen“ oder „erwerben“. Schreiben Sie über Fabriken, Bürogebäude oder Geschäfte, nicht über „Einrichtungen“, was ein aufgefangener und nicht spezifischer Begriff ist.

Aktive Stimme

Die aktive Stimme ist für den Leser viel ansprechender als die passive Stimme. In der aktiven Stimme tut jemand etwas; In der Passivstimme ist "Dinge getan". Eine aktive Aussage ist, dass "Ich habe einen Fehler gemacht", während die Passivversion "Fehler gemacht wurde". Diese Passivversion impliziert, dass die Fehler selbst gemacht wurden, was natürlich ist. Unsinn.

Email

Experten für Business Writing sind sich einig: E-Mail ist kein informelles Korrespondenzmittel mehr. Sie hat an die Stelle der Zwischenmitteilung, des Geschäftsbriefes und sogar des Vertrages getreten. Daher unterliegt die E-Mail allen Regeln des Geschäftsschreibens, einschließlich klarer Substantive und klarer Zweckbestimmung. Ein wichtiger Unterschied besteht darin, dass E-Mails mehr als alle anderen Korrespondenz sein sollten. Dies ist auf die Verwendung von E-Mails zurückzuführen.

Schreiben Sie eine klare, kurze Betreffzeile, z. B. „Termin zur Vertragsunterzeichnung“, „Richtlinie für neue Spesenabrechnungen“, „Datum für die Verteilung der Boni“.

Denken Sie auch zweimal darüber nach, bevor Sie E-Mail verwenden. Entscheiden Sie, ob Sie telefonieren oder ein paar Minuten gehen und an die Bürotür eines anderen klopfen, um die Nachricht selbst zu übermitteln, ist es besser. Sie werden viel schneller und effektiver gehört, wenn Sie Ihre Nachricht persönlich übermitteln, anstatt darauf zu warten, dass der Empfänger Ihre Nachricht öffnet.