Grundlagen des Programmmanagements

In einer komplexen und wettbewerbsintensiven Geschäftswelt gewinnt das Programmmanagement zunehmend an Bedeutung. Programmmanager stellen sicher, dass die Programme ordnungsgemäß, rechtzeitig und im Budget verwaltet werden. Ein Unternehmen, das viele Produkte anbietet, benötigt zum Beispiel wahrscheinlich einen Programmmanager, um seine Kundendienstaktivitäten einzurichten und auszuführen.

Programme und Projekte

Das Programm- und Projektmanagement wird sorgfältig geplant und koordiniert, um ein Ziel zu erreichen. Projektmanagement bezieht sich normalerweise auf einen einmaligen Aufwand, während Programmmanagement eine fortlaufende Aktivität impliziert. Ein einmaliges Projekt ist der Bau eines neuen Lagers, während der laufende Kundendienst eines Unternehmens ein Programm ist. Sowohl das Projekt- als auch das Programmmanagement erfordern die gleichen grundlegenden Fähigkeiten.

Programmplanung

Der Schlüssel zu einem erfolgreichen Programm liegt in der ursprünglichen Planung. Oft wird die anfängliche Planungsfunktion zu Gunsten der anstehenden Aufgaben ignoriert. Ein umfassender Plan spart jedoch Zeit, Geld und Probleme. Der Programmplan muss die Arbeit und die Aufgaben in überschaubare Unterprojekte aufteilen, die normalerweise als Projektstrukturplan (PSP) bezeichnet werden. Der Plan muss auch alle Annahmen enthalten, die bezüglich des Programms gemacht werden. In einem Kundendienstprogramm müssen beispielsweise Annahmen über das Ausmaß der Kundendienstbeschwerden in der Zukunft getroffen werden.

Geschätzte Kosten

Sobald der Plan erstellt ist, müssen die Programmkosten geschätzt werden. Es gibt viele Softwarepakete, die bei diesem Aufwand helfen können, insbesondere für größere Programme. Der Schlüssel ist jedoch, genaue und realistische Schätzungen zu erhalten. Ein Unternehmen muss auch darauf achten, wie sich Kosten auf andere Kosten negativ auswirken können. Wenn die Kosten für die Rücksendung als zu niedrig eingeschätzt werden, kann sich dies auf die Anzahl der Kundendienstmitarbeiter auswirken, die zur Abwicklung des Retourenvolumens benötigt werden.

Programm-Management

Balkendiagramme sind ein Industriestandard als Programmverwaltungswerkzeug. Sie zeigen die Phasen, Aufgaben und Aktivitäten eines Programms über die Zeit hinweg und lassen das gesamte Programmteam wissen, wo sich die Programmstart- und Endzeiten befinden. Ein Gantt-Diagramm zeigt, welche Aktivitäten für verschiedene Arten von Kundenbeschwerden erforderlich sind.

Programmbewertung

Die meisten Programme erfordern Bewertungstechniken, damit das Programm bei Bedarf überarbeitet werden kann. Es gab viele, dies zu tun, von der Feststellung, ob das Programm knapp am Budget liegt, oder der separaten Marktforschung. Im Kundendienstbeispiel kann eine Umfrage für diejenigen durchgeführt werden, die Produkte an das Unternehmen zurückgegeben haben, um zu sehen, ob Kundenbeschwerden gut und rechtzeitig bearbeitet wurden.

Projektmanagement-Institut

Das Project Management Institute (PMI) ist eine gemeinnützige Bildungsorganisation, die sich der Weiterbildung von Projekt- und Programmverwaltern widmet. Für ein Unternehmen, dessen Programmverwaltungsbedürfnisse groß sind, könnte es einen oder mehrere Mitarbeiter auswählen, die das Kursangebot von PMI nutzen, um sicherzustellen, dass das Personal Talent für das Programmmanagement umfasst.