Die Grundqualitäten eines Geschäftsbriefs

Geschäftsbriefe sind in der Regel viel formeller als persönliche Briefe. Obwohl die Buchstaben formell sind, sollten sie dennoch warm und positiv sein. Wenn Sie als Antwort auf eine unangenehme Situation schreiben, sollte die Sprache des Briefes immer noch höflich sein und sollte nicht antagonistisch oder bedrohlich sein. Die Formatierung eines Geschäftsbriefs sowie die Art des Papiers, auf das es gedruckt wird, hebt es auch von persönlichen oder sozialen Briefen ab.

Einfach und prägnant

Ein Geschäftsbrief muss kurz sein. Sie sollten in der Lage sein, Ihren Standpunkt oder Ihre Anfrage innerhalb eines kurzen Abschnitts darzulegen. Gehen Sie im ersten Absatz direkt zum Punkt Ihres Schreibens, wenn nicht im ersten Satz. Der zweite Absatz des Schreibens sollte Ihren Punkt erweitern und unterstützende Informationen hinzufügen, während der letzte Absatz Ihren Punkt verstärkt und den Brief schließt. Halten Sie die Sätze kurz und vermeiden Sie die Verwendung ungewöhnlicher Wörter.

Sprachqualitäten

Die Sprache eines Geschäftsbriefs muss klar sein. Jeder, der den Brief liest, sollte in der Lage sein, zu sehen, was er verlangt, ohne Sätze erneut lesen oder nachschlagen zu müssen. Ein Geschäftsbrief muss nicht nur klar sein, sondern auch genau sein und der Person, die sie liest, ein vollständiges Bild vermitteln. Wenn Sie in einem Brief zu wortreich sind, opfern Sie auch die Klarheit, sodass der Brief nur Informationen und eine Sprache enthalten sollte, die für Ihren Zweck relevant sind. Denken Sie daran, höfliche Sprache zu verwenden und Ihren Ton freundlich zu halten, indem Sie "bitte" und "danke" verwenden.

Formatierung

Geschäftsbriefe folgen einem bestimmten Format, das sie leicht lesbar macht. Die Adresse des Absenders sollte oben auf dem Brief stehen, darunter das Datum und die Adresse des Empfängers. Die richtige Anrede lautet "Lieb", gefolgt vom Namen des Empfängers und einem Doppelpunkt. Wenn Sie den Empfänger nicht persönlich kennen, verwenden Sie am besten den Nachnamen und Titel, z. B. "Mr. Jones", anstelle des Vornamens. Lassen Sie nach der Anrede eine leere Zeile, und geben Sie dann den ersten Absatz ein. Die erste Zeile des Absatzes muss nicht eingerückt werden. Verwenden Sie einen einfachen Abstand für die Absätze und lassen Sie zwischen den Absätzen eine Leerzeile. Geben Sie am Ende des Buchstabens einen Abschluss wie "Mit freundlichen Grüßen" ein, hinterlassen Sie vier Leerzeichen für Ihre Unterschrift und geben Sie dann Ihren Namen ein.

Physikalische Eigenschaften

Drucken Sie Geschäftsbriefe auf Normalpapier. Sie können den Brief auf Briefkopf drucken, der normalerweise schwerer ist als Kopierpapier. Wenn Sie Briefkopf verwenden, müssen Sie Ihre Adresse nicht oben in den Brief eingeben. Verwenden Sie Qualitätstinte, die den Brief nicht verschmiert oder verblasst. Wenn Sie den Brief verschicken, verwenden Sie einen Umschlag in Geschäftsgröße.