Grundlegende Prinzipien der Buchhaltung

Ein Buchhaltungssystem ist lediglich eine etablierte Methode, um Einnahmen und Ausgaben nachzuverfolgen, so dass Sie leicht erkennen können, wie sich Ihr Unternehmen entwickelt. Obwohl die Besonderheiten von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich sein können, entsprechen die meisten den allgemein anerkannten Rechnungslegungsgrundsätzen, die von der US-amerikanischen Securities and Exchange Commission (US-Börsenaufsichtsbehörde) entwickelt wurden. Buchhaltungssysteme können einfach oder komplex sein, manuell oder computergesteuert. Es gibt jedoch bestimmte Grundprinzipien der Buchhaltung, die für alle akzeptablen Methoden der Rechnungslegung Ihrer Geschäftsaktivitäten gelten.

Arten von Buchhaltungssystemen

Die Buchhaltungssysteme mit einem Eintrag und mit zwei Einträgen sind die beiden üblicherweise verwendeten Methoden. Die Einzeleintragungsmethode ähnelt einem Scheckbuch. Es gibt nur Lastschriften und Gutschriften. Wenn Sie eine Einzahlung tätigen, erhöht sich Ihr Guthaben, und wenn Sie einen Scheck schreiben, verringert sich Ihr Guthaben. Diese Methode sagt Ihnen, wie viel Bargeld Sie zur Verfügung haben, aber nicht, wohin Ihr Geld ging. Die Doppeleinstiegsmethode berücksichtigt Ihre Ausgaben. Wenn Sie einen Scheck schreiben, verringern Sie das Geld, erhöhen jedoch gleichzeitig das Konto, das dem Grund für die Ausgaben entspricht, beispielsweise Büromaterialien oder Dienstprogramme.

Lastschriften und Gutschriften

Die meisten Buchhaltungssysteme verwenden die Methode der doppelten Eingabe. In der Regel belasten Sie für jede Transaktion ein oder mehrere Konten und schreiben ein oder mehrere Konten gut, wobei der Gesamtbetrag Ihrer Lastschriften und Gutschriften gleich ist. Wenn Sie beispielsweise einen Scheck über 100 US-Dollar schreiben, um Büromaterial in Höhe von 80 US-Dollar zu kaufen, und ein Paket für 20 US-Dollar per E-Mail verschicken, würden Sie ein Guthaben von 100 US-Dollar, ein Bürobedarfsmaterial von 80 US-Dollar und eine Versandkostenpauschale von 20 US-Dollar erhalten. Andere Transaktionen können nur zwei Konten betreffen, wie z. B. eine Mietzahlung.

Finanzausweise

Obwohl ein Unternehmen verschiedene Abschlüsse erstellen kann, sind die Gewinn- und Verlustrechnung und die Bilanz die grundlegendsten Berichte. Die Gewinn- und Verlustrechnung ist die gleiche wie eine Gewinn- und Verlustrechnung und gibt an, wie viel Geld Sie während des Berichtszeitraums verdient oder verloren haben. Die Bilanz listet Ihre Vermögenswerte und Verbindlichkeiten auf und gibt Ihnen einen Überblick darüber, wie viel Ihr Unternehmen wert ist. Arten von Konten, die sich auf Ihre Erfolgsrechnung auswirken, umfassen Umsatzerlöse, Gemeinkosten und Kosten der verkauften Waren. Ihre Bilanz listet Konten wie Bestände, Bargeld, Sachanlagen, Schuldscheindarlehen und Forderungen.

Grundlegende Konten

Es gibt 10 grundlegende Kategorien von Konten, die Sie möglicherweise für die Ausführung Ihrer Buchhaltung benötigen. Abhängig von der Komplexität Ihres Geschäfts benötigen Sie möglicherweise mehrere Unterkonten, um beispielsweise jede Art von Verkauf oder jede Art von Produkt, das Sie im Inventar führen, aufzulisten. Die Grundlagen sind jedoch Umsatz, Aufwand, Gehaltsabrechnung und einbehaltene Gewinne für Ihre Gewinn- und Verlustrechnung. Für Ihre Bilanz sollten Sie Bargeld, Forderungen, Verbindlichkeiten, Schuldscheindarlehen, Inventar und das Eigenkapital des Eigentümers angeben.

Negative und positive Salden

Einige Kontenarten weisen normalerweise negative Salden auf, andere jedoch normalerweise positive Salden. Dies kann für einen neuen Buchhalter verwirrend sein. In der Gewinn- und Verlustrechnung sind Ihre Ertragskonten, z. B. der Umsatz, normalerweise negativ, obwohl sie für Ihr Unternehmen eine gute Aktivität darstellen. Aufwendungen und Kosten für verkaufte Waren sollten positive Salden aufweisen. In der Bilanz weisen Konten, die für Ihr Unternehmen eine günstige Tätigkeit darstellen, positive Salden auf. Bargeld, Forderungen und Vorräte sind Beispiele für Konten mit positiven Salden. Negativbilanzkonten sind die, die weniger günstig sind. Rückstellungen und Verbindlichkeiten sind Beispiele. Wenn Sie einen Eintrag analysieren, ist es möglicherweise einfacher zu verstehen. Wenn Sie beispielsweise einen Artikel verkaufen, schreiben Sie Verkäufe, ein Konto mit einem negativen Saldo, gut. Sie müssen ein anderes Konto belasten, entweder Bargeld oder Forderungen, die normalerweise positive Salden aufweisen.