Vorteile und Nachteile von Instant Messaging in Unternehmen
Hilft das Bereitstellen von Instant Messaging (IM) in Ihrem Unternehmen der Produktivität oder fördert übermäßiges Chatten außerhalb des Unternehmens? Wie die meisten Dinge im Leben, gibt es Vor-und Nachteile von Office IM. Nichts könnte benutzerfreundlicher sein. Selbst der kleinste technische Mitarbeiter hat keine Probleme mit IM. Der einfache Aufbau und die Echtzeitkommunikation werden jedoch durch ein niedriges Sicherheitsniveau und die Möglichkeit des Missbrauchs von Mitarbeitern kompensiert. Berücksichtigen Sie einige Vor- und Nachteile von Business IM im Allgemeinen.
Spitze
Jede IM-Plattform verfügt über verschiedene Funktionen, die Sie prüfen sollten, bevor Sie sich für eine IM entscheiden. Nutzen Sie die kostenlosen Testversionen der Unternehmen und sehen Sie, wie jeder seine Plattformen mag.
Vorteil: Echtzeitgespräch
Die Schönheit von IM liegt in ihrem Namen - "Instant". Es ist wirklich sofortige Kommunikation, sogar schneller als E-Mail. Wenn Sie Ihren Kommentar eingeben und die Eingabetaste drücken, wird Ihr Kommentar sofort auf dem Bildschirm angezeigt. Sie können es sehen, und alle anderen im Chat können es sehen. E-Mails sind zwar ziemlich schnell, aber nicht sofort. Sie müssen warten, bis die E-Mail eingeht, und Sie können nicht davon ausgehen, dass jeder, mit dem Sie chatten möchten, nur dort sitzt und auf jede E-Mail wartet. IM chattet in Echtzeit, als ob Sie mit jemandem telefonierten oder bei einem Konferenzgespräch waren. Sofortnachrichten können auch dann nützlich sein, wenn Sie gerade telefonieren.
Beispiel
Sie sprechen mit einem Kunden (oder einem potenziellen Kunden) am Telefon. Er bittet um Statistiken, um einen Punkt zu klären, den Sie zu machen versuchen. Sie kennen die Statistiken nicht aus Ihrem Kopf, also IM Sie jemandem, der es wissen würde, ohne das Bewusstsein des Klienten, und voila! Sie haben die Statistiken, die Sie benötigen, und Sie haben den Eindruck, als kannten Sie sie alle oder hatten sie zur Hand.
Vorteil: Einfaches Setup
Im Gegensatz zu einer Telefonkonferenz, die im Voraus eingerichtet werden muss und jeder zu einer festgesetzten Zeit eine Rufnummer und ein Kennwort eingeben muss, ist IM ständig verfügbar und wartet nur darauf, angeklickt zu werden. Sie können jeden um 16.00 Uhr zum IM einladen, oder Sie können jeden dazu veranlassen, sich im IM zu chatten, sofern er verfügbar ist.
Mit IM können Sie sich auch leicht mit Personen außerhalb des Unternehmens verbinden. Sie müssen nicht alle im Konferenzraum versammeln, zusammengekauert in der Lautsprecherbox auf dem Tisch und versuchen herauszufinden, was durch das Knistern und das Aussprechen von Worten gesagt wird. Es steht genau vor Ihnen geschrieben.
Beispiel
Ein Projektmanager möchte im Büro eine Besprechung abhalten, um von allen am Projekt Beteiligten Aktualisierungen zu erhalten. Das Problem ist, dass es nie einen Tag und eine Zeit gibt, an dem sich alle im Büro befinden. Zwei Teammitglieder, Mike und Ellie, sind etwa eine Stunde entfernt auf der Baustelle. Der Premierminister hält die Besprechung im Konferenzraum ab und Mike und Ellie treten per IM bei. Sie sparen wertvolle Zeit, indem sie die Baustelle nicht vorzeitig verlassen müssen, um für die Besprechung wieder im Büro zu sein.
Vorteil: Bewahrt ein Protokoll auf
Wie Texte und E-Mails speichert IM schriftlich, was gesagt wurde. Dies ist nützlich, wenn Sie sich an Besonderheiten erinnern möchten. Dies ist besonders wichtig, um die Vorschriften der Securities and Exchange Commission einzuhalten, wenn Nachrichten wichtige Unternehmensinformationen enthalten.
Jeder Chat-Eintrag ist jedoch individuell. Wenn Sie mit E-Mail antworten, ziehen Sie die E-Mail-Zeichenfolge in der Konversation mit. Obwohl es nützlich sein kann, die Zeichenfolge durchzublättern, ist es umständlich, wenn die Zeichenfolge bei jeder einzelnen Antwort von jeder Person angehängt wird wertvoller Computerplatz.
Nachteil: geringe Sicherheit
Da es sich um ein öffentliches Netzwerk handelt, ist IM weniger sicher als andere Kommunikationsmethoden. Jeder konnte Beiträge abfangen oder in den Chat springen und sehen, was gesagt wird. Unternehmen können ihre Sicherheitsmethoden in ihrem IM-System anpassen, obwohl viele nicht der Meinung sind.
Die meisten Diskussionen eignen sich für IM, es sei denn, Ihr Unternehmen ist an der Herstellung von Prototypen für streng geheime Missionen oder andere urheberrechtlich geschützte Informationen beteiligt.
Beispiel
Du bist mit vier anderen im IM und besprichst den Zeitplan der Stücke, die für ein Projekt benötigt werden. Nach Beendigung der Diskussion bringt jemand ein Produkt zum Patentieren, das das Unternehmen plant. Gehen Sie auf Nummer sicher, indem Sie diese Diskussionen auf sicherere Telefonleitungen oder persönliche Meetings mit einem Kommentar wie "Wenn es keine weiteren Fragen zum Zeitplan gibt, verschieben, können wir den Chat beenden. Bill, rufen Sie mich später an."
Nachteil: eine Ablenkung am Arbeitsplatz?
Während viele Menschen verabscheuen müssen, wenn nur ein Bruchteil der Tagesordnung sie betrifft, entspricht ein IM zu gegebener Zeit einer Person, nur für eine Minute "einzutauchen" - nur mit viel weniger Störungen. Einige Unternehmen haben Bedenken, dass die ständige Verfügbarkeit von IM zu Ablenkungen führen kann, die die Arbeit beeinträchtigen und die Produktivität beeinträchtigen. Dies ist eine Möglichkeit, wenn jemand während eines Projekts fristgerecht chatten möchte. Dasselbe kann bei E-Mails und Telefonaten passieren.
So wie Sie E-Mail-Benachrichtigungen deaktivieren können, damit Sie sie während der Arbeit nicht sehen, den Klingelton Ihres Mobiltelefons ausschalten und Ihre Anrufe über die Telefone des Hauptbüros halten können, können Sie den Chat beenden, wenn Sie dies nicht möchten davon gestört werden.
Beispiel
Ein Arbeitgeber ist besorgt, dass die Echtzeitfunktionen von IM es so einfach machen, abwechselnd ein Spiel mit jemandem zu spielen, so einfach, als würden Sie zusammen in einem Raum sitzen. Ihre Mitarbeiter wissen, dass das Zeitfahren auf Facebook oder das übermäßige Surfen im Internet ein Missbrauch der Unternehmenszeit ist. Sie können der Chat-Liste persönliche IM-Chats und Spiele hinzufügen, wenn dies zu einem Problem wird.