Vorteile und Nachteile eines rechnergestützten Rechnungswesens für kleine Unternehmen

Kleinunternehmer stehen vor der Aufgabe, sicherzustellen, dass ihre Rechnungslegungsverfahren so genau und effizient wie möglich sind. Im Allgemeinen haben Unternehmer die Wahl zwischen einem manuellen Buchhaltungssystem oder einem System, das auf die Verwendung von Computern und Buchhaltungssoftwareprogrammen angewiesen ist. Ein Computersystem bringt einige Vor- und Nachteile mit sich.

Zeit sparen

Ein wichtiger Vorteil des computergestützten Rechnungswesens ist die Zeitersparnis für kleine Unternehmer, die oft viele Hüte tragen müssen. Berechnungen für Funktionen wie Abrechnung und Abrechnung können mit Buchhaltungssoftwareprogrammen für kleine Unternehmen schnell und effizient durchgeführt werden. Sie können auch schnell auf Buchhaltungsunterlagen zugreifen, ohne Papierstapel durchgehen zu müssen. Auf diese Weise können Sie mehr Zeit mit Kunden verbringen oder Marketingfunktionen ausführen, um das Wachstum Ihres Unternehmens zu unterstützen.

Reduzierte Fehler

Manuelles "Zahlen-Crunching" bietet die Möglichkeit von menschlichem Versagen, was für einen Kleinunternehmer, der es eilig haben könnte, eine Buchhaltungsaufgabe zu erledigen, teuer sein kann. Computergestützte Buchhaltungsprogramme können Berechnungsfehler reduzieren, die zu ungenauen Bestandszahlen, zu hohen oder zu geringen Abrechnungen eines Betrags oder zu falschen Gesamtbestellungen führen können. Mit genauen Buchhaltungsinformationen können Sie auch Steuerfehler vermeiden, die zu Problemen mit dem Internal Revenue Service führen können.

Abhängigkeit von Maschinen

Nachteilig ist jedoch, dass bei allen Computern von Zeit zu Zeit Computer ausfallen können, und bei einem Computerabsturz können Sie möglicherweise keine Accounting-Aufgaben ausführen und sogar Informationen verlieren, wenn Dateien nicht ordnungsgemäß gesichert werden. Wenn Sie und / oder Ihre Mitarbeiter nur über geringe Kenntnisse in der Buchführung verfügen und zur Durchführung der gesamten Arbeit stark auf Ihr computergestütztes Buchhaltungsprogramm angewiesen sind, können Sie möglicherweise nicht wissen, was zu tun ist, wenn Ihr System oder Computer ausfällt. Sicherheitsverletzungen können auch zum Verlust oder Diebstahl von Daten führen.

Aufwand

Ein weiterer Nachteil besteht darin, dass Sie bei der Umstellung von einem manuellen auf ein automatisiertes Abrechnungssystem die Kosten für Software und möglicherweise auch für neue Computer tragen müssen. Schulungen zur Verwendung eines Computersystems können aufgrund der damit verbundenen Ausfallzeiten und Lernkurve zu Produktivitätseinbußen führen. Im Laufe der Zeit müssen Sie wahrscheinlich Geld für Software-Upgrades ausgeben, sobald neue Versionen verfügbar sind. Bei einer Fehlfunktion Ihres Computers müssen Sie möglicherweise kostspielige Reparaturen oder Ersatzlieferungen bezahlen.