Die Vorteile eines computergesteuerten Papiersystems

Die Verbreitung von Computern in Unternehmen und anderen Organisationen hat den Bedarf an Papierverbrauch reduziert, da die Geschäfte problemlos elektronisch abgewickelt werden können. In einigen Fällen kann es auch für Organisationen von Vorteil sein, ihre Dokumentenspeicherverfahren zu computerisieren, beispielsweise durch die Verwendung von Imaging, bei dem alte Dokumente im Wesentlichen fotografiert und in einem Computersystem gespeichert werden. Die Computerisierung bietet mehrere entscheidende Vorteile für eine Organisation.

Mehr Platz

Durch die Computerisierung eines Papiersystems kann zusätzlicher Speicherplatz geschaffen werden, da keine großen Papieraufzeichnungen oder -dateien mehr gespeichert werden müssen. In einer geschäftlichen Umgebung kann der zusätzliche Raum auf viele verschiedene Arten genutzt werden, z. B. für zusätzliche Ausrüstung, einen größeren Arbeitsbereich für Mitarbeiter oder einen Wartebereich für Kunden. Die Schaffung zusätzlicher Flächen könnte sogar die Notwendigkeit kompensieren, die Kosten einer Erweiterung oder eines Standortwechsels der Einrichtung zu tragen.

Lesbarkeit und Genauigkeit

Papierdokumente können mit der Zeit verschmieren, verblassen oder beschädigt werden, so dass die Informationen schwer zu entschlüsseln sind. Bei handschriftlichen Dokumenten kann eine schlechte Handschrift die Informationen auch unleserlich machen, und wenn eine Person, die einen unleserlichen schriftlichen Eintrag zu einer Datei hinzugefügt hat, die Organisation verlässt, kann niemand die Informationen "übersetzen". Falsch eingereichte Dokumente können schwer zu finden sein, wenn sie am dringendsten benötigt werden. Ein computergestütztes System kann diese Probleme beseitigen, was langfristig zu einer genaueren und organisierten Methode der Dokumentenverwaltung führt.

Geschwindigkeit und Effizienz

Ein Computersystem bietet eine höhere Geschwindigkeit als ein Papiersystem. Anstatt die Stapel von Dokumenten zu durchsuchen, um Informationen zu finden, kann der Benutzer häufig mit nur wenigen Tastendrücken oder Mausklicks finden, was er benötigt. Benutzer können außerdem innerhalb von Dokumenten angepasste Unterordner erstellen, die eine effizientere Dokumentenverwaltung ermöglichen. Höhere Geschwindigkeit und Effizienz führen zu höherer Produktivität und weniger Zeitverschwendung, was zur Verbesserung des Unternehmensergebnisses beitragen kann.

Die Umwelt schützen

Für umweltbewusste Organisationen ist die Computerisierung von Papierakten eine weitere Möglichkeit, umweltfreundlich zu werden, da der Bedarf an weniger Papier den Erhalt von Bäumen unterstützt. Wenn die Konvertierung von einem Papiersystem auf Computer abgeschlossen ist und die alten Papierdokumente nicht mehr benötigt werden, können die Dokumente wiederverwendet werden. Ein Bekenntnis zu umweltfreundlichen Praktiken wie Papierlosmachen kann auch geschäftliche Vorteile haben, da dies dazu beitragen kann, ein positives Image für potenzielle Kunden aufzubauen.