10 Gründe, warum Projekte das Budget übersteigen

Statistisch gesehen sind mindestens 85 Prozent jedes Projekts bis zu einem gewissen Grad über dem Budget. Dies ist oft auf unvorhergesehene Ereignisse zurückzuführen, die außerhalb der Kontrolle des Menschen liegen. Glücklicherweise können Sie die Chancen zu Ihren Gunsten beeinflussen, wenn Sie sich dessen bewusst sind, was schief gehen könnte. Wenn Sie in Ihrem Budget Platz für Unerwartete lassen und einen Notfallplan entwickeln, können Sie die Wahrscheinlichkeit verringern, dass die Mittel ausgehen.

Unerfahrenheit des Projektleiters

Die Unerfahrenheit des Projektleiters kann dazu führen, dass jeder Aspekt des Projekts unbeabsichtigt falsch verwaltet wird, einschließlich des Budgets. Es ist zwar richtig, dass es für jedes Unternehmen ein erstes Mal gibt, aber ein Projektleiter, der neu in den Verantwortungsbereichen der Position ist, wird möglicherweise mit mehr Hürden konfrontiert als jemand, der sich mit der Umsetzung eines Projekts von der Einführung bis zum Abschluss auskennt. Projektleiter von Neophyten benötigen während des gesamten Prozesses mehr Anleitung und Aufsicht, oder zumindest einen Mentor, dem man einen vernünftigen und objektiven Rat geben kann.

Schlechte Kommunikation / Management des Personals

Damit ein Projekt entwickelt werden kann, sollte in allen Phasen eine genaue und zeitnahe Kommunikation vorhanden sein. Der Projektleiter muss klar darlegen, was erforderlich ist und was mit Lieferanten, Auftragnehmern, Crew- / Teammitgliedern und Administratoren passiert. Einzelne Crew- / Teammitglieder müssen ebenfalls gut miteinander kommunizieren. Missverständnisse bei der Planung und Ausführung führen dazu, dass Aufgaben nicht ordnungsgemäß ausgeführt werden. Die Korrektur der Situation kann zu Verzögerungen und Budgetüberschreitungen führen. Die Kollegen sollten sich während des gesamten Prozesses auf dem neuesten Stand halten, um die voraussichtlichen Zeitpläne zu konvergieren und unerwartete Kosten zu minimieren.

Menschlicher Fehler

Der menschliche Fehler reicht von einem fehlenden oder falsch platzierten Dezimalpunkt in der Bilanz bis hin zu falsch bestellten Geräten oder Verbrauchsmaterialien. In welcher Form auch immer, Fehler können kostspielig sein. Die meisten Formen menschlicher Fehler lassen sich abschwächen, indem Sie sich Dokumente und Aufträge verifizieren und etwaige Änderungen überprüfen.

Verlust durch Beschädigung oder Fehlfunktion

Wenn wichtige Geräte vor Ort beschädigt werden, bei der Installation beschädigt werden oder nicht wie vorgesehen funktionieren, muss das Gerät neu bestellt, ersetzt oder repariert werden, um das Projekt wieder in Gang zu bringen. Jede dieser Situationen kann einen unerwarteten Aufwand für das zugewiesene Budget darstellen. Ein Prozentsatz jedes Projektbudgets sollte im Voraus reserviert werden, um die Umleitung von Mitteln aus dem budgetierten Bedarf zu verhindern (bis zu 30 Prozent).

Probleme mit der Lieferantenbeziehung

Probleme mit externen Auftragnehmern, Lieferanten oder Lieferanten können sich auf Ihr Projektbudget auswirken. Verwenden Sie nur Anbieter, die einen hervorragenden Ruf als zuverlässig und kompetent haben. Mangelnde Professionalität, Unfähigkeit, Fristen einzuhalten und schlechte Arbeit zu leisten, bedeutet, dass Sie während des Projekts einen anderen Anbieter finden und neue Gebühren zahlen müssen, um einen Ersatz zu vereinbaren.

Fehlzeiten von Mitarbeitern

Ein gewisses Maß an Fehlzeiten kann aufgrund einer Krankheit oder eines Notfalls auftreten. Wenn dies jedoch übermäßig ist, wird dies den Erfolg eines Projekts beeinträchtigen. Die Personen, die ausgewählt wurden, um ein Projekt zu leiten, müssen persönlich investiert werden, um das Projekt abzuschließen und sorgfältig vom Management ausgewählt zu werden. Wenn Mitarbeiter während des Projekts ersetzt werden müssen, sind Verzögerungen wahrscheinlich aufgrund der Schulungs- / Lernkurve, die die neue Person durchlaufen muss. Wenn eine Reihe von Mitarbeitern verloren geht und nicht ersetzt wird, wird die Erledigung der anstehenden Aufgaben schwieriger, da weniger Mitarbeiter mehr Pflichten haben.

Schlechte Verarbeitung

Zugewiesene Aufgaben sollten nicht nur rechtzeitig abgeschlossen, sondern auch gut ausgeführt werden. Eine schlechte Arbeitsleistung, die mehr als eine Anpassung oder Überarbeitung erfordert, kostet aufgrund von Überstundenanforderungen mehr Geld und kann jedes Budget belasten. Ausgebildete und erfahrene Fachleute für ein Projekt können den Unterschied ausmachen.

Umweltfaktoren

Bei schlechtem Wetter oder Naturkatastrophen kann wenig unternommen werden. Ein Projekt kann unerwartet und auf unbestimmte Zeit eingestellt werden, da die Teammitglieder nicht vor Ort ankommen, die Lieferung von Lieferungen verzögern oder einen teilweisen oder vollständigen Verlust verursachen können. Es ist keine einfache Angelegenheit, sich von dieser Art von Rückschlag zu erholen, aber es ist ratsam, in der ersten Planungsphase eines Projekts Geld für Versicherungen bereitzustellen.

Mangel an Weitsicht

Schlechte Planung ist für die meisten Haushaltsdefizite verantwortlich. Einfach ausgedrückt: Wenn für ein Projekt weniger Mittel als nötig bereitgestellt werden, ist es sicher, dass mehr Geld benötigt wird, um das Projekt bis zum Abschluss abzuschließen. Wenn Sie nicht verstehen, was für ein Unternehmen finanziell erforderlich ist, von Gehältern bis zu Gemeinkosten, kann dies dazu führen, dass die Mittel zu einem frühen Zeitpunkt ausgehen.

Schlechte Ressourcenzuteilung

Die budgetierten Mittel müssen vernünftig eingesetzt werden, um exorbitante Ausgaben in nicht lebenswichtigen Bereichen zu vermeiden. Wenn in einem Bereich zu viel und in einem anderen Bereich nicht genug Geld ausgegeben wird, kann dies das gesamte Projekt gefährden, insbesondere in einem kleinen Unternehmen mit begrenzten Mitteln. Ein Beispiel wäre der Bau / die Renovierung einer Küche, in der die Kosten gesenkt wurden, indem billigeres Fußbodenmaterial verwendet wurde, um sich hochklassige, leistungsstarke Geräte zu leisten. Nach der Installation des Bodens wurden die Geräte geliefert. Der minderwertige Boden wurde beim Einbringen der Geräte beschädigt, und jetzt muss ein neuer Boden bestellt werden. Nicht nur die Zeitleiste war betroffen, sondern auch das Budget. Eine bessere Wahl wäre gewesen, qualitativ hochwertige Bodenbeläge und Geräte zu moderaten Preisen zu bestellen, um das Budget in Schach zu halten und das Projekt im Zeitplan zu halten.